Prowadzenie ewidencji przychodów przez ryczałtowców

Podatnik opłacający ryczałt ewidencjonowany prowadzi działalność handlową w dwóch różnych miejscach. Gdzie powinien przechowywać ewidencję przychodów?

Przepisy nie wyjaśniają wprost, jak należy postąpić w opisanym przypadku. Można natomiast spotkać pogląd, że ryczałtowiec powinien prowadzić osobne ewidencje przychodów w każdym miejscu, w którym wykonuje działalność.

Wymóg powadzenia i przechowywania ewidencji przychodów przewiduje art. 15 ust. 1 i 4 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 2157 ze zm.), zwanej dalej ustawą o zryczałtowanym podatku dochodowym. Z przepisów tych wynika, że podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani m.in.:

• prowadzić odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów,
   
• przechowywać ewidencję przychodów i dowody, na podstawie których są dokonywane wpisy do ewidencji, a także dowody zakupu towarów - w miejscu wykonywania działalności lub, jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki, w miejscu wskazanym przez podatnika lub podatników - jako ich siedziba, albo w biurze rachunkowym, któremu zostało powierzone prowadzenie ewidencji.

W powołanej ustawie brak jest regulacji poruszających wprost kwestię przechowywania przez ryczałtowca dokumentacji podatkowej, w sytuacji gdy wykonuje on działalność gospodarczą w dwóch różnych miejscach. Do tej sprawy odniósł się natomiast Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 4 lutego 2015 r., nr ITPB1/415-1117/14/WM. Stwierdził on, że w takim przypadku należy mieć na uwadze zapisy zawarte w § 12 ust. 3 zdanie 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów. Wynika z nich, że w przypadku prowadzenia więcej niż jednej ewidencji, sumy miesięczne zapisów z poszczególnych ewidencji należy przenieść do jednej z nich i podsumować. Na tej podstawie organ podatkowy doszedł do wniosku, że dla zapewnienia prawidłowego ewidencjonowania przychodów podatnik prowadzący działalność gospodarczą w dwóch różnych miejscach, ma obowiązek prowadzenia odrębnych ewidencji przychodów, przechowywanych w każdym z tych miejsc. W konsekwencji stwierdził, że również dowody zakupu towarów handlowych oraz dokumenty sprzedaży tych towarów, powinny znajdować się w każdym miejscu prowadzenia działalności gospodarczej, dla których prowadzone są odrębne ewidencje przychodów.

Czy podatnik opłacający ryczałt od przychodów ewidencjonowanych z tytułu wykonywanej działalności gospodarczej, w każdym przypadku musi prowadzić ewidencję przychodów?

Nie, przepisy przewidują sytuacje, gdy podatnik może zaniechać prowadzenia ewidencji przychodów.

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych może zrezygnować z prowadzenia ewidencji przychodów, jeżeli prowadzi ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.). Taką możliwość przewiduje § 11 rozporządzenia w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów, zastrzegając jednak, że w takim przypadku:

• dane wykazane w ewidencji prowadzonej do celów VAT muszą pozwalać na wyodrębnienie z obrotów, w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, przychodów dla celów ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
    
• po zakończeniu każdego miesiąca, w terminie do dnia 20 następnego miesiąca, podatnik musi sporządzić zestawienie, w którym wykaże przychody na podstawie danych zawartych w ewidencji prowadzonej dla potrzeb VAT, według poszczególnych stawek ryczałtu, z uwzględnieniem różnic między obrotem, w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, a przychodem w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym.

Warto podkreślić, że ustawodawca nie przyznał ryczałtowcom prawa do wystąpienia do naczelnika urzędu skarbowego o zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji przychodów, z uwagi na szczególne okoliczności, jak np. wiek czy stan zdrowia. Takie uprawnienie mają podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Rozpoczynam prowadzenie działalności gospodarczej opodatkowanej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Czy w ewidencji przychodów należy wpisywać tylko uzyskane przychody?

Nie, konieczne może być również dokonanie w ewidencji zapisów dotyczących odliczeń lub doliczeń odpowiednio zmniejszających lub zwiększających przychody do opodatkowania.

U podatników, którzy opłacają podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, podstawę opodatkowania stanowi przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, o którym mowa w art. 14 updof, po odliczeniu:

• straty, o której mowa w art. 9 ust. 3 i 3a updof, oraz
   
• wydatków określonych w art. 26 ust. 1 updof, jeżeli nie zostały odliczone od dochodu lub nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie przepisów ustawy o PIT.

Tak wynika z art. 6 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Ustaleniu podstawy opodatkowania i wyliczeniu należnego ryczałtu służy ewidencja przychodów, którą uznaje się za dowód w postępowaniu podatkowym, o ile spełnia ona szczegółowe warunki określone w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów. 

Ewidencja przychodów dostępna jest w serwisie www.druki.gofin.pl w zakładce Podatki dochodowe

Analiza przepisów rozporządzenia wskazuje, że choć w ewidencji zasadniczo ujmuje się przychody osiągane z wykonywanej działalności gospodarczej, to konieczne może być też wykazanie kwot zmniejszających lub zwiększających przychody. Jak wynika z § 12 ust. 1 i 4 tego rozporządzenia, jeżeli:

• podatnik dokonuje od przychodów odliczeń, jest obowiązany wykazać odliczenia w odrębnych pozycjach ewidencji i zmniejszyć o te kwoty wartość przychodu stanowiącego podstawę opodatkowania,
   
• wystąpią okoliczności powodujące obowiązek dokonania doliczeń, podatnik jest obowiązany wykazać w ewidencji doliczone kwoty wydatków i zwiększyć o te kwoty odpowiednio wartość przychodu podlegającego opodatkowaniu lub należny ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.