Wydatki związane z wznowieniem umowy leasingowej

Zawarłam umowę leasingową na sprzęt budowlany. W wyniku chwilowych kłopotów finansowych ze spłatą rat leasingowych otrzymałam od firmy leasingowej faktury, w których określono: opłatę manipulacyjną za wyznaczenie dodatkowego terminu płatności, opłatę z tytułu wezwania do zapłaty, koszt windykacji, opłatę za wznowienie umowy po wypowiedzeniu. Czy wymienione wydatki mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Jeśli tak, to kiedy powinnam ująć je w podatkowej księdze przychodów i rozchodów - w dacie wystawienia faktury czy w dacie zapłaty?

Wydatki wymienione w pytaniu stanowią koszty uzyskania przychodów. Zasadniczo, podlegają one zaliczeniu do kosztów podatkowych w dacie poniesienia, tj. w dacie wystawienia dokumentu kosztowego, czyli w tym przypadku otrzymanej faktury (szczegóły w dalszej części wyjaśnienia).

Wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, poza wyłączonymi z kosztów podatkowych, stanowią koszty uzyskania przychodów (art. 22 ust. 1 updof). Z pytania wynika, że koszty związane ze wznowieniem umowy leasingowej wynikające z otrzymanej faktury mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Odpowiada to wspomnianej ogólnej zasadzie kwalifikowania wydatków jako kosztów podatkowych. Z kosztów uzyskania przychodów wyłączono, co prawda, kary umowne i odszkodowania, ale tylko z tytułu:

wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub
zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług (art. 23 ust. 1 pkt 19 updof).

Z pytania nie wynika, jaką przyjęto metodę księgowania kosztów. Jeśli zastosowanie ma metoda memoriałowa, koszty wymienione w pytaniu są kosztami pośrednimi, które księguje się w dacie poniesienia. Jeśli jednak koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wówczas stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Zastosowanie tej metody jest możliwe pod warunkiem, że stale w każdym roku podatkowym podatkowa księga będzie prowadzona w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego. Naszym zdaniem, w tym przypadku nie trzeba dzielić wymienionych w pytaniu wydatków w proporcji do danego roku podatkowego.

U podatników prowadzących księgę według metody kasowej nie ma podziału na koszty bezpośrednie i pośrednie. Koszty uzyskania przychodów potrąca się w roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Natomiast za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b updof). Przy czym, tak określony dzień poniesienia kosztu dotyczy wszystkich podatników prowadzących księgę, niezależnie od stosowanej metody księgowania kosztów.

Jeśli w sytuacji przedstawionej w pytaniu wystąpi obowiązek zapłacenia odsetek za zwłokę, wówczas trzeba pamiętać, że stanowią one koszty podatkowe w dacie zapłaty. Jak wynika bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 32 updof, do kosztów podatkowych nie zalicza się naliczonych, lecz nie zapłaconych albo umorzonych odsetek od zobowiązań, w tym również od pożyczek (kredytów).

Od 1 stycznia 2013 r. może wystąpić konieczność zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę zaksięgowanych wydatków, które wynikają z nieopłaconych dokumentów kosztowych.

Jeśli podatnik zaliczy do kosztów uzyskania przychodów kwotę wynikającą z faktury lub rachunku, a w razie braku obowiązku wystawienia faktury (rachunku) - kwoty wynikającej z umowy albo innego dokumentu, i nie ureguluje tej kwoty w terminie 30 dni od daty upływu terminu płatności, wówczas ma obowiązek zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z tych dokumentów (nowododany art. 24d ust. 1 updof). Zmniejszenia należy dokonać w miesiącu, w którym upłynie 30 dni od daty upływu terminu płatności.

Natomiast w przypadku, gdy termin płatności jest dłuższy niż 60 dni, wówczas zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z niezapłaconych dokumentów dokonuje się z upływem 90 dni od daty zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów, o ile nie została ona uregulowana w tym terminie.

Jeśli kwoty z faktury lub innego dokumentu kosztowego zostaną uregulowane, wówczas podatnik zwiększy pomniejszone wcześniej koszty uzyskania przychodów o kwotę dokonanego pomniejszenia.