Współfinansowanie kosztów leasingu samochodu osobowego - skutki podatkowe

Spółka z o.o. zamierza zawrzeć umowę leasingu operacyjnego na samochód osobowy napędzany benzyną. Wartość samochodu przekroczy 150.000 zł. W związku z tym, że pojazd ten będzie wykorzystywany przez jedną osobę (członka zarządu), członek zarządu będzie mógł wybrać model auta, ale jednocześnie będzie zobowiązany kwotę powyżej 150.000 zł wartości samochodu przyjętej w umowie leasingu sfinansować z własnych środków. W praktyce spółka będzie rozliczać całość kosztów leasingu wynikających z umowy leasingu, a członek zarządu wpłaci do spółki kwotę stanowiącą nadwyżkę ponad 150.000 zł. Dodatkowo członek zarządu z tytułu używania samochodu do celów prywatnych będzie miał ustalany przychód z nieodpłatnych świadczeń. Jakie skutki podatkowe wywoła opisane zdarzenie?

W tym przypadku spółka uzyska częściowy zwrot wydatków z tytułu kosztów leasingu. Ta część zwróconych przez członka zarządu kosztów, która będzie przypadać na koszty "niepodatkowe", nie będzie w spółce stanowiła przychodu podatkowego. Od uzyskanego przez członka zarządu przychodu z nieodpłatnych świadczeń spółka będzie zobowiązana pobierać miesięczną zaliczkę PIT. Więcej szczegółów w dalszej części odpowiedzi.

Koszty uzyskania przychodów w firmie

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł (w przypadku samochodu osobowego napędzanego benzyną) pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy. Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 49a i ust. 5e updop.

Kwota 150.000 zł obejmuje podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług (art. 16 ust. 5a updop).

Co istotne, limit w kwocie 150.000 zł stosuje się do tej części opłaty, która stanowi spłatę wartości samochodu osobowego, tj. do części kapitałowej raty leasingowej (art. 16 ust. 5c updop). Część odsetkowa raty leasingowej nie jest objęta tym limitem.

W stanie faktycznym spółka obejmie w leasing operacyjny samochód osobowy napędzany benzyną, którego wartość przekroczy 150.000 zł. Oznacza to, że część rat leasingowych stanowiących spłatę wartości pojazdu musi być wyłączona z kosztów uzyskania przychodów. Natomiast raty w części dotyczącej odsetek mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości, o ile spełnione są ogólne przesłanki pozwalające uznać taki koszt za koszt uzyskania przychodów w oparciu o treść art. 15 ust. 1 updop.

Zwrot wydatków

Z sytuacji opisanej w treści pytania wynika, że członek zarządu pokryje część kosztów leasingowanego pojazdu, gdyż będzie miał prawo wybrać model auta. W tym celu wpłaci do spółki kwotę równą nadwyżce wartości pojazdu ponad 150.000 zł.

W praktyce spółka będzie ponosić całość kosztów leasingu wynikających z umowy leasingu, tj. wpłacać leasingodawcy należne mu kwoty wynikające z zawartej umowy, lecz części z tych kosztów nie będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z uwagi na ograniczenia wynikające z treści powołanego wcześniej art. 16 ust. 1 pkt 49a updop. Należy więc rozstrzygnąć, jakie skutki podatkowe w tych okolicznościach w zakresie przychodów podatkowych wywoła otrzymana od członka zarządu kwota.

Na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 1 updop, przychodami, z zastrzeżeniem art. 12 ust. 3 i 4 oraz art. 14 updop, są otrzymane pieniądze, wartości pieniężne, w tym również różnice kursowe.

Otrzymanie przez spółkę od członka zarządu środków pieniężnych mieści się w dyspozycji tego przepisu. Generalnie więc spółka uzyska z tego tytułu przychód podatkowy. Niemniej jednak należy zauważyć, że ustawodawca poczynił pewne zastrzeżenia. Na mocy art. 12 ust. 4 pkt 6a updop wyłączył z przychodów zwrócone inne wydatki niezaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Użyte w tym przepisie określenie "inne wydatki" koresponduje z poprzedzającym go pkt 6 w art. 12 ust. 4 updop, dotyczącym zwrotu określonego rodzaju wydatków. Przez inne wydatki należy zatem rozumieć wydatki inne niż wymienione w art. 12 ust. 4 pkt 6 updop (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 września 2020 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.190.2020.1.AG).

Poza tym, aby dany wydatek mógł być zaliczony do kategorii "innych wydatków", o których mowa w art. 12 ust. 4 pkt 6a updop, konieczne jest, by "wydatek ten nie został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów" w rozumieniu ustawy o CIT. Przez brak zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów należy rozumieć decyzję ustawodawcy w przedmiocie możliwości zaliczenia danego rodzaju wydatków do kategorii kosztów podatkowych, a nie decyzję podatnika o faktycznym ujęciu albo braku ujęcia danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

Powołany art. 12 ust. 4 pkt 6a updop ma w tym przypadku istotne znaczenie. Jak już wspomnieliśmy, członek zarządu pokryje część kosztów leasingowanego pojazdu. W tym celu wpłaci do spółki kwotę równą nadwyżce wartości pojazdu ponad 150.000 zł. Można więc uznać, że spółka uzyska częściowy zwrot wydatków z tytułu kosztów leasingu, w tym kosztów, których z uwagi na limit 150.000 zł nie będzie miała prawa zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Dlatego, w naszej ocenie, ta część zwróconych przez członka zarządu kosztów, która będzie przypadać na koszty "niepodatkowe", nie będzie w spółce stanowiła przychodu podatkowego.

Przychód po stronie członka zarządu

Z treści pytania nie wynika, czy członek zarządu jest pracownikiem spółki czy też nie. W przypadku pracowników za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Są to w szczególności wynagrodzenia, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Tak wynika z art. 12 ust. 1 updof.

W przypadku gdy pracownik nieodpłatnie wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych, to powstaje u niego przychód ze stosunku pracy.

Wartość pieniężną takiego nieodpłatnego świadczenia ustala się w wysokości:

1) 250 zł miesięcznie - dla samochodów:

a) o mocy silnika do 60 kW,

b) stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1289 ze zm.) lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy,

2) 400 zł miesięcznie - dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1 (art. 12 ust. 2a updof).

Jeśli samochód służbowy jest wykorzystywany do celów prywatnych przez część miesiąca, wówczas wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 odpowiednio wymienionych kwot (art. 12 ust. 2b updof).

Takie zasady obowiązują w przypadku pracowników. Jeżeli natomiast korzystającym z samochodu służbowego do celów prywatnych nie jest pracownik, lecz np. osoba będąca członkiem zarządu pełniąca swą funkcję na podstawie powołania, to wartość przychodu z tytułu wykorzystywania przez nią samochodu służbowego do celów prywatnych spółka powinna ustalić na podstawie art. 11 ust. 2a updof.

W obu przypadkach spółka pełni rolę płatnika PIT, tj. z tytułu uzyskania przez członka zarządu przychodu z nieodpłatnych świadczeń powinna naliczać i pobierać miesięczną zaliczkę na podatek.