Co można dokumentować dowodem wewnętrznym?

Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przewidują ściśle określone zdarzenia gospodarcze, na udokumentowanie których podatnik może sporządzić dowód wewnętrzny.

Dowód wewnętrzny, podobnie jak inne dowody będące podstawą zapisów w księdze podatkowej, powinien być sporządzony w języku polskim, a jego treść powinna być pełna i zrozumiała (dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych). Ponadto podatnik wystawiając dowód wewnętrzny, ma obowiązek oznaczyć go numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć zarówno przychodów, jak i kosztów (wydatków). Przy czym dokumentujące niektóre koszty (wydatki) dowody wewnętrzne powinny być zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków oraz powinny określać: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dokumentowanie przychodu dowodem wewnętrznym

Dowodem wewnętrznym dokumentuje się przychody ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług, w sytuacji gdy sprzedaż ta nie jest udokumentowana fakturami, np. w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, gdy kupujący nie żądają wystawienia faktury.

Dowód wewnętrzny wystawia się wówczas na koniec dnia i wykazuje się w nim w jednej kwocie wartość przychodów za dany dzień.

Tak sporządzony dowód wewnętrzny ewidencjonuje się w księdze podatkowej jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, ale nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Nie ma potrzeby wystawiania omawianego dowodu, gdy podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży lub ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących. Wówczas bowiem dowód wewnętrzny dublowałby sprzedaż wykazaną w tych ewidencjach.

Wynika to z § 19 powołanego rozporządzenia.

Zakup produktów roślinnych i zwierzęcych

W przypadku zakupu produktów roślinnych i zwierzęcych dowód wewnętrzny może dokumentować wyłącznie:

zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób ten polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
zakup od ludności, sklasyfikowanych w polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),
wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika.

Podatnik może wystawić dowód wewnętrzny także na potrzeby udokumentowania nabycia produktów roślinnych i zwierzęcych od rolnika ryczałtowego, gdy ten ostatni, np. odmawia podania swoich danych i nie jest możliwe wystawienie faktury VAT RR. Tak też uważa Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 6 sierpnia 2010 r., nr ITPB1/415-459/10/TK.

Zakup w jednostkach handlu detalicznego

Jednostki handlu detalicznego prowadzone są przez przedsiębiorców, od których nabywcy w celu udokumentowania przeprowadzonych transakcji mają prawo żądać faktur lub rachunków, które następnie stanowią podstawę dokonania zapisu w księdze podatkowej.

Przy czym zakup materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego podatnik może udokumentować dowodem wewnętrznym.

Przypomnijmy, że materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

Rozliczenie podróży służbowej

Koszty diet oraz innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących dokumentuje się sporządzonym przez podatnika dowodem wewnętrznym.

Do dowodu wewnętrznego zawierającego rozliczenie podróży służbowej pracownika należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poniesienie przez pracownika wydatków związanych z tą podróżą (tj. koszty przejazdów, noclegów, dojazdów, a także innych wydatków, których poniesienie było niezbędne).

Szerzej na temat dokumentowania kosztów podróży służbowej piszemy na str. 39 niniejszego numeru czasopisma w artykule pt. "Zakup przez pracodawcę biletów w 2010 r. - rozliczenie przez pracownika podróży służbowej w 2011 r.".

Zakup surowców wtórnych

Dowód wewnętrzny jest podstawą ujęcia w księdze podatkowej wydatków poniesionych przez podatnika na zakup od ludności odpadów poużytkowych stanowiących surowce wtórne, np. opakowań szklanych lub makulatury.

Dowodem takim nie można jednak dokumentować zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych. Ich zakup powinien być bowiem dokumentowany umową kupna-sprzedaży.

Koszty związane z prowadzeniem działalności w mieszkaniu

Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu (domu) stwarza podatnikom problem, w jaki sposób rozróżnić koszty związane z działalnością gospodarczą od kosztów o charakterze osobistym. Zazwyczaj podatnik posiada jeden dowód potwierdzający poniesienie całego wydatku, np. dowód zapłaty czynszu za mieszkanie, w którym podatnik jednocześnie mieszka i prowadzi działalność gospodarczą. To samo dotyczy opłat za energię elektryczną, telefon, wodę, gaz czy centralne ogrzewanie. Mieszkając i prowadząc działalność gospodarczą w tym samym lokalu (budynku), podatnik nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów pełnej wartości wydatków eksploatacyjnych.

Może jednak zaliczyć do tych kosztów tę część wydatków, która przypada na działalność gospodarczą. Wysokość tych wydatków ustala się najczęściej jako procentowy udział powierzchni zajmowanej na działalność gospodarczą w powierzchni całkowitej mieszkania.

W określonych sytuacjach wynikających ze specyfiki prowadzonej działalności, rozliczanie opłat za media na takich samych zasadach jak czynsz, czyli z zastosowaniem współczynnika powierzchni wykorzystywanej w działalności gospodarczej do powierzchni mieszkania (domu) ogółem może okazać się niemiarodajne. Tak będzie np. w przypadku prowadzenia we własnym domu solarium, gdzie pobór energii elektrycznej znacznie przekracza przeciętne jej zużycie przy prowadzeniu innego rodzaju działalności.

Ani przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ani rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie określają jednak, jak w takiej sytuacji rozliczyć zwiększony pobór mediów.

Wówczas zasadne może okazać się przyjęcie wskaźnika procentowego odzwierciedlającego w przybliżeniu faktyczny koszt wykorzystania danych mediów na potrzeby działalności gospodarczej. Oznacza to, że podatnik powinien sam ustalić, jaki procent zużycia danych mediów, np. energii elektrycznej, wykorzystywany jest na potrzeby prowadzonej działalności i w tak obliczonej części obciążać koszty uzyskania przychodów.

Dodajmy, że wysokość kosztów ustalonych w ten sposób może być w razie ewentualnej kontroli kwestionowana przez organy podatkowe. Dlatego też przy jej ustalaniu należy kierować się zasadami doświadczenia życiowego i zdrowym rozsądkiem, bowiem to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia, że dane media w części określonej przez podatnika są faktycznie wykorzystywane do działalności gospodarczej.

Kolejną możliwością wyodrębnienia z opłat za media w domu czy mieszkaniu części przypadającej na działalność gospodarczą jest dokonanie dokładnych pomiarów zużycia mediów na potrzeby działalności gospodarczej. Z tym że wówczas należy zainstalować odrębne liczniki w pomieszczeniach służących działalności gospodarczej. Koszty zużycia mediów ustalane są wtedy w wysokości faktycznego ich zużycia.

Tę część wydatków, która dotyczy działalności gospodarczej, dokumentuje się dowodem wewnętrznym, który sporządza się na podstawie dokumentu obejmującego całość opłat na dany cel.

Opłaty sądowe i notarialne

Prowadzenie działalności związane jest z ponoszeniem różnego rodzaju opłat, np. sądowych, notarialnych. Poniesienie tych opłat potwierdzone jest zazwyczaj dowodem wpłaty, na którym nie widnieją dane osoby ponoszącej koszt, czy tytuł uiszczenia danej opłaty. Wówczas podatnik na potrzeby ujęcia poniesionej opłaty w księdze podatkowej powinien sporządzić dowód wewnętrzny.

Wydatki związane z parkowaniem

Wydatki związane z parkowaniem samochodu mogą być uwzględnione w księdze podatkowej na podstawie dowodu wewnętrznego, tylko wówczas jeżeli są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. Jeżeli więc bilet z parkometru, kupon, czy bilet jednorazowy nie zawierają:

a) wiarygodnego określenia wystawcy lub wskazania stron (nazwy i adresów) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) daty wystawienia dowodu oraz daty lub okresu dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, lub jednej daty, jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu,

c) przedmiotu operacji gospodarczej i jego wartości oraz ilościowego określenia, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,

wówczas wystawia się dowód wewnętrzny, do którego załącza się bilet z parkometru, kupon lub bilet jednorazowy.