Zakup torby skórzanej dla dyrektora a firmowe koszty

Spółka z o.o. zakupiła dla dyrektora finansowego torbę skórzaną do przenoszenia dokumentów. Czy taki zakup można rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów?

Kosztami uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o pdop są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątkiem są koszty wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop. Aby jednak podatnik mógł dany wydatek rozliczyć w kosztach podatkowych, musi wykazać, że jest on związany z prowadzoną działalnością i uzyskiwanymi przychodami, a także racjonalny i gospodarczo uzasadniony z punktu widzenia tej działalności. To, czy poniesiony wydatek spełnia takie przesłanki należy ocenić biorąc pod uwagę okoliczności faktyczne danej sprawy, które wymagają indywidualnej oceny.

Rozliczenie w kosztach uzyskania przychodów wydatku na zakup skórzanej torby dla dyrektora finansowego przedsiębiorstwa jest moim zdaniem ryzykowne. Taka możliwość zależy od tego, jakiego rodzaju jest to torba i w jakich celach może być wykorzystywana. Niewątpliwie dokumentacja firmowa wymaga przechowywania, ale także i przenoszenia w warunkach chroniących ją przed zgubieniem czy zniszczeniem. Nie jest to jednak wystarczająca przesłanka, aby wydatek na zakup torby skórzanej do przenoszenia dokumentów zaliczyć do kosztów podatkowych. Takie okoliczności nie przesądzają o tym, że jest to wydatek związany z prowadzoną działalnością i osiąganymi przychodami. Dla uznania wydatku na zakup torby za firmowy koszt istotne jest czy tego rodzaju galanteria skórzana może być wykorzystywana przez dyrektora wyłącznie do celów firmowych, czy też może on jej używać do celów prywatnych. Jeśli jest to rodzaj torby, co do której nie można wykluczyć, że będzie ona wykorzystywana także w celach prywatnych, na gruncie podatku dochodowego nie można uznać, że jest to wydatek związany z działalnością gospodarczą i uzyskiwanymi z tego źródła przychodami. W takim przypadku bowiem organy podatkowe mogą uznać, że taki wydatek ma charakter osobisty, który nie spełnia warunków rozliczenia go w kosztach uzyskania przychodów wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy o pdof. W ich opinii nie służy on wówczas celom działalności gospodarczej, tylko prywatnym i nie ma wpływu na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenia źródła przychodów. To z kolei powoduje, że nie podlega on kwalifikacji do firmowych kosztów podatkowych. Jeśli jednak spółka jest w stanie wykazać, że zakupiona torba służy wyłącznie celom służbowym, nie ma przeszkód, aby rozliczyła wydatek na jej zakup w kosztach uzyskania przychodów. Dla uprawdopodobnienia takiej okoliczności można umieścić na zakupionej teczce np. logo firmy. To pozbawi ją cech przedmiotu osobistego. Tak organy podatkowe uważają w przypadku wydatków na zakup stroju biznesowego oznaczonego na stałe logo firmy, który ich zdaniem w takiej sytuacji pełni funkcję reklamową (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 września 2017 r., nr 0114-KDIP3-1.4011.235.2017.2.IF).