Czy kaucja gwarancyjna może być kosztem podatkowym?

Od 1 sierpnia 2017 r. wynajmuję dla celów prowadzonej działalności lokal usługowy. Zgodnie z umową najmu miałem obowiązek wpłaty na rzecz wynajmującego kaucji gwarancyjnej. Została ona wpłacona w celu zabezpieczenia wykonania zobowiązań wynikających z umowy. Podlega ona zwrotowi po wygaśnięciu umowy najmu. Czy wydatek na zapłatę kaucji gwarancyjnej mogę rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów?

W przedstawionej sytuacji wpłaconej na podstawie zawartej umowy kwoty kaucji gwarancyjnej Czytelnik nie zaliczy do firmowych kosztów.

Zgodnie z ogólną definicją wydatek przedsiębiorcy może być uznany za koszt podatkowy, gdy został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów z działalności gospodarczej lub służy zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o pdof). Taki wydatek musi być racjonalnie i gospodarczo uzasadniony w aspekcie prowadzonej działalności gospodarczej. Co istotne, kosztami uzyskania przychodu są wydatki o charakterze ostatecznym, definitywnym. Ponadto, aby wydatek mógł być zaliczony do firmowych kosztów, nie może być wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 ustawy o pdof).

Ustawa o pdof nie definiuje pojęcia kaucji gwarancyjnej. W praktyce wpłacona kaucja stanowi kwotę pieniężną będącą gwarancją wykonania zobowiązań wynikających z zawartej umowy, np. najmu. Wprawdzie zapłacona kaucja gwarancyjna nie została wymieniona w art. 23 ust. 1 ustawy o pdof jako wydatek wyłączony z kosztów podatkowych, nie oznacza to jednak, że spełnia warunki uznania jej za koszt podatkowy. Z uwagi bowiem na jej zwrotny charakter (tzn. że jest należnością, co do zasady, podlegającą zwrotowi) w momencie wpłaty nie spełnia przesłanek do uznania jej za koszt uzyskania przychodów.

Z zaprezentowanego w pytaniu stanu faktycznego wynika, że Czytelnik na podstawie zawartej umowy najmu wpłacił na rzecz wynajmującego kaucję gwarancyjną w celu zabezpieczenia zobowiązań wynikających z umowy. Kwota wpłaconej kaucji zgodnie z umową zostanie Czytelnikowi zwrócona po wygaśnięciu umowy (jeśli w trakcie trwania umowy nie wystąpią okoliczności uzasadniające zatrzymanie kaucji).

Zatem w omawianej sytuacji kwota kaucji gwarancyjnej w momencie wpłaty nie stanowi dla Czytelnika kosztu uzyskania przychodów. Przesądza o tym jej zwrotny charakter. Zarówno wpłata kaucji, jak i jej zwrot przez wynajmującego po wygaśnięciu umowy, pozostaną dla Czytelnika neutralne podatkowo.