Koszty działalności prowadzonej w mieszkaniu

Wykonywanie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu jest coraz powszechniejsze, szczególnie w przypadku osób fizycznych prowadzących małe firmy i niezatrudniających pracowników. Dzięki przeznaczeniu swojego mieszkania na siedzibę firmy można uniknąć ponoszenia wydatków na wynajem lokalu na siedzibę przedsiębiorstwa. Niemniej jednak podatnik obowiązany jest ponosić wydatki związane z utrzymaniem mieszkania, które, oprócz funkcji mieszkalnej, pełni także rolę siedziby firmy. Wydatki te, w części przypadającej na prowadzoną działalność, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku wydatków na utrzymanie mieszkania, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, nietrudno dopatrzeć się związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy tymi wydatkami a przychodami uzyskiwanymi w prowadzonej działalności. Tego rodzaju wydatki nie zostały również wymienione przez ustawodawcę jako niestanowiące kosztów podatkowych.

Czynsz i wydatki eksploatacyjne

W sytuacji gdy podatnik prowadzący działalność gospodarczą przeznaczył całe swoje prywatne mieszkanie na potrzeby tej działalności, może on czynsz oraz opłaty eksploatacyjne poniesione w związku z użytkowaniem tego mieszkania (np. opłaty za energię elektryczną, wodę, ścieki, gaz czy wywóz odpadów) zaliczyć w pełnej kwocie do kosztów uzyskania przychodów.

Inaczej jest, gdy na potrzeby działalności przeznaczona jest tylko część mieszkania, np. odrębne pomieszczenie lub określona wydzielona jego część. Wówczas podatnik powinien ustalić powierzchnię zajmowaną na potrzeby działalności, a następnie obliczyć współczynnik udziału powierzchni przeznaczonej na prowadzenie działalności w ogólnej powierzchni mieszkania. Przez tak ustalony współczynnik należy następnie pomnożyć kwotę wydatków poniesionych na czynsz oraz opłaty eksploatacyjne. Koszty czynszu oraz opłat eksploatacyjnych ustalone proporcjonalnie do powierzchni zajętej na potrzeby działalności gospodarczej podlegają ujęciu w kosztach podatkowych.

Czasami jednak, z uwagi na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej, zużycie niektórych mediów na potrzeby tej działalności jest znacznie wyższe. W takiej sytuacji możliwe są dwa rozwiązania. Podatnik może ustalić taki wskaźnik procentowy, który odzwierciedlałby faktyczne zużycie np. energii elektrycznej na cele działalności gospodarczej lub zainstalować odrębne liczniki dla pomieszczeń służących działalności gospodarczej.

Telefon

Przedsiębiorca korzystający z prywatnego telefonu w celu przeprowadzania rozmów służbowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą może koszty tych rozmów zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wysokości kosztu rozmów służbowych nie można jednak ustalić za pomocą wskaźnika procentowego, jak ma to miejsce przy czynszu lub opłatach eksploatacyjnych. Przedsiębiorca obowiązany jest ustalić faktyczny koszt przeprowadzonych rozmów służbowych. Może tego dokonać na podstawie billingu, czyli wydruku przeprowadzonych rozmów. Na wydruku tym operator telefoniczny zamieszcza wykaz poszczególnych połączeń telefonicznych za dany okres, czas trwania każdego połączenia oraz jego koszt. Zsumowane koszty połączeń służbowych podlegają uwzględnieniu w kosztach uzyskania przychodów.

Kosztem podatkowym nie będzie natomiast abonament telefoniczny. Jest to bowiem stała opłata ponoszona bez względu na to, czy w mieszkaniu jest prowadzona działalność gospodarcza.

Gdyby telefon był zarejestrowany na firmę i użytkowany wyłącznie na jej potrzeby, wówczas zarówno koszty rozmów służbowych, jak i abonamentu stanowiłyby koszt podatkowy.

Amortyzacja mieszkania

Osoba fizyczna wykorzystująca na potrzeby działalności gospodarczej mieszkanie, które spełnia warunki określone w art. 22a ust. 1 ustawy o pdof, może je zaliczyć do środków trwałych i amortyzować, jeżeli podejmie taką decyzję. Podstawą naliczania odpisów amortyzacyjnych jest wówczas wartość początkowa mieszkania, którą można ustalić:

według zasad ogólnych wymienionych w art. 22g ust. 1 ustawy o pdof, tj. w zależności od sposobu wejścia w posiadanie tego mieszkania lub
metodą uproszczoną określoną w art. 22g ust. 10 ustawy o pdof - wówczas w każdym roku podatkowym za wartość początkową przyjmuje się iloczyn metrów kwadratowych używanej na potrzeby działalności gospodarczej powierzchni użytkowej mieszkania i kwoty 988 zł (za powierzchnię użytkową przyjmuje się powierzchnię przyjętą do celów podatku od nieruchomości).

Jeżeli tylko część lokalu mieszkalnego jest wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w wysokości ustalonej od wartości początkowej lokalu odpowiadającej stosunkowi powierzchni użytkowej wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej, do ogólnej powierzchni użytkowej tego lokalu (art. 22f ust. 4 ustawy o pdof).

Dla lokalu mieszkalnego stawka amortyzacyjna z Wykazu stawek amortyzacyjnych wynosi 1,5%, ale po spełnieniu warunków określonych w art. 22j ustawy o pdof podatnik może zastosować indywidualną stawkę amortyzacyjną.

Zastosowanie indywidualnej stawki amortyzacyjnej jest możliwe, jeśli lokal mieszkalny został po raz pierwszy wprowadzony do ewidencji danego podatnika oraz można go uznać za używany lub ulepszony. Lokal mieszkalny uważa się za używany, jeżeli podatnik wykaże, że przed nabyciem był wykorzystywany co najmniej przez okres 60 miesięcy, a za ulepszony - gdy przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na jego ulepszenie stanowiły co najmniej 30% wartości początkowej. Maksymalna indywidualna stawka amortyzacyjna wynosi 10%.

Zastosowanie indywidualnej stawki amortyzacyjnej nie jest możliwe w przypadku lokali mieszkalnych, których wartość początkową ustalono metodą uproszczoną. Nie są one bowiem wprowadzone do ewidencji środków trwałych.

Dokonane odpisy amortyzacyjne stanowią koszty uzyskania przychodów.

Amortyzacji, jako wartość niematerialna i prawna, podlega również spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego (art. 22b ust. 1 ustawy o pdof).

Koszty działalności prowadzonej w mieszkaniu

"(…) skoro Wnioskodawca wykorzystuje jedynie część nabytego lokalu mieszkalnego na cele związane z prowadzoną przez Niego działalnością gospodarczą, a w części lokal ten przeznaczony jest na cele osobiste - mieszkaniowe, to może wprowadzić mieszkanie do ewidencji środków trwałych, jednakże - zgodnie z art. 22f ust. 4 (ustawy o pdof - przyp. red.) - może dokonywać odpisów amortyzacyjnych wyłącznie od części jego wartości początkowej, odpowiadającej stosunkowi powierzchni użytkowej wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej do ogólnej powierzchni użytkowej tego lokalu mieszkalnego.

Ponadto, wydatki eksploatacyjne (czynsz, opłaty za media, wodę, energię elektryczną ogrzewanie) oraz odsetki od kredytu zaciągniętego na nabycie tego mieszkania - zapłacone od dnia oddania mieszkania do używania - mogą stanowić koszt uzyskania przychodów z prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej, jednakże wyłącznie w części, która przypada proporcjonalnie na powierzchnię mieszkania wykorzystywaną do tej działalności gospodarczej".

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 25 czerwca 2014 r., nr ITPB1/415-367/14/MW

Wyposażenie mieszkania w sprzęty

Wydatki poniesione na wyposażenie mieszkania w sprzęty niezbędne przy prowadzeniu danej działalności gospodarczej (np. biurko, komputer) stanowią koszt uzyskania przychodów, o ile nie służą one jednocześnie osobistym potrzebom podatnika i jego rodziny.

Sprzęt o wartości równej lub niższej niż 3.500 zł, spełniający kryteria do zaliczenia go do środków trwałych, podatnik może:

nie zaliczać do środków trwałych, a wydatki na jego zakup zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o pdof),
zaliczyć do środków trwałych i amortyzować w czasie według właściwej stawki amortyzacyjnej (art. 22f ust. 3 ustawy o pdof),
zaliczyć do środków trwałych i dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania go do używania albo w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 ustawy o pdof).

Natomiast sprzęt o wartości przekraczającej kwotę 3.500 zł podatnik obowiązany jest amortyzować w czasie. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się wówczas w równych ratach co miesiąc albo w równych ratach co kwartał, bądź jednorazowo na koniec roku podatkowego.

Sprzęt (bez względu na jego wartość) zakupiony do działalności gospodarczej prowadzonej w mieszkaniu może również być amortyzowany na zasadach określonych w art. 22k ust. 7 ustawy o pdof, tj. poprzez dokonanie jednorazowo odpisu amortyzacyjnego. Prawo do takiego rozliczenia zakupu sprzętu mają jednak wyłącznie mali podatnicy oraz podatnicy, którzy w danym roku podatkowym rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej, w odniesieniu do środków trwałych zaliczonych do grupy 3-8 KŚT (z wyłączeniem samochodów osobowych).

Spłata kredytu na zakup mieszkania

Część kapitałowa raty kredytu zaciągniętego na nabycie mieszkania, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, nie podlega ujęciu w kosztach podatkowych.

Z kolei odsetki od takiego kredytu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów tylko w części przypadającej proporcjonalnie na powierzchnię wykorzystywaną w tej działalności. Bez znaczenia pozostaje w tym przypadku fakt, iż kredyt na mieszkanie podatnik zaciągnął jako osoba prywatna, a nie jako przedsiębiorca.

Dla rozliczenia podatkowego odsetek od kredytu na zakup mieszkania istotny jest moment przekazania mieszkania do używania. Odsetki naliczone do dnia przekazania lokalu do użytkowania w działalności zwiększają jego wartość początkową i są zaliczane do kosztów poprzez odpisy amortyzacyjne. Zaś od momentu przekazania lokalu do użytkowania odsetki stanowią koszt podatkowy w dacie ich zapłaty. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 32 i 33 ustawy o pdof.

Przykład

Podatnik jest właścicielem mieszkania o powierzchni całkowitej 100 m². Na prowadzoną przez siebie działalność gospodarczą przeznaczył jeden pokój o powierzchni 25 m², a pozostałą część mieszkania wykorzystuje na prywatne potrzeby swoje i rodziny.

Udział procentowy powierzchni mieszkania wykorzystywanej w działalności gospodarczej wynosi 25% [(25 m² : 100 m²) × 100%].

Podatnik co miesiąc ponosi wydatki z tytułu:

czynszu za mieszkanie w wysokości 800 zł, z tego na działalność gospodarczą przypada kwota 200 zł (800 zł × 25%),
energii elektrycznej w kwocie 300 zł, z tego na działalność gospodarczą przypada kwota 75 zł (300 zł × 25%),
wywozu odpadów 50 zł, z tego na działalność gospodarczą przypada kwota 12,50 zł (50 zł × 25%).

Do kosztów uzyskania przychodów z tytułu czynszu i opłat eksploatacyjnych podatnik zaliczy kwotę 287,50 zł (200 zł + 75 zł + 12,50 zł).

Ten sam podatnik amortyzuje pokój przeznaczony na działalność gospodarczą. Jego wartość początkowa określona według metody uproszczonej wynosi 24.700 zł (25 m² × 988 zł). Stawka amortyzacyjna wynosi 1,5%. Miesięczny odpis amortyzacyjny, który podatnik uwzględni w kosztach uzyskania przychodów, wynosi więc 30,88 zł (24.700 zł × 1,5% : 12 m-cy).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)