Kiedy kosztem wynagrodzenie członka zarządu?

Członkowie zarządu spółki z o.o. pełnią swoje funkcje na podstawie aktu powołania i pobierają z tego tytułu miesięczne wynagrodzenie. Jednocześnie są oni zatrudnieni w tej spółce na podstawie umowy o pracę. Wynagrodzenia za funkcję członków zarządu zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich wypłaty. Czy postępujemy prawidłowo? Może powinny one być kosztem w miesiącu, za który są one należne, podobnie jak wynagrodzenie za pracę?

Wskazane w pytaniu postępowanie jest prawidłowe - wynagrodzenie członka zarządu będzie kosztem w miesiącu, w którym zostanie wypłacone lub postawione do jego dyspozycji.

Wypłacana członkowi zarządu co miesiąc należność jest świadczeniem wzajemnym, stanowi bowiem wynagrodzenie za pełnioną funkcję. W związku z tym, nawet gdyby członek zarządu był jednocześnie udziałowcem spółki, nie ma tu zastosowania wyłączenie z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o pdop, który stanowi, że nie uważa się za koszty podatkowe m.in. wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy).

Wydatki na wynagrodzenie dla członka zarządu z tytułu pełnionej funkcji należy uznać za poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jednak w zakresie momentu ujęcia ich w kosztach nie należy stosować zasady określonej w art. 15 ust. 4g ustawy o pdop, że należności są kosztem w miesiącu, za który są należne (jeżeli zostaną wypłacone terminowo). Ma ona bowiem zastosowanie wyłącznie do:

należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o pdof (tj. należności ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną), oraz
zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.

Tymczasem wynagrodzenia otrzymywane przez osoby należące do składu zarządu (niezależnie od sposobu ich powoływania) zaliczane są do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o pdof. Tak więc nie stosuje się do nich zasady, że są one kosztem w miesiącu, za który są należne.

Omawiane wynagrodzenia stanowią koszt podatkowy dopiero w dacie ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji członka zarządu. Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o pdop.