Rozliczenia między najemcą i wynajmującym

Refakturowanie kosztów mediów a przychód wynajmującego

Spółka z o.o. chce wynająć lokal użytkowy. Koszty energii elektrycznej i wody będą refakturowane na najemcę. Kiedy w spółce powstanie przychód z tytułu refakturowania tych kosztów?

Przychód należny z tytułu refakturowania powinien być wykazany w dacie wystawienia refaktury albo w dniu uregulowania należności, o ile nastąpi to przed wystawieniem faktury.

W tym przypadku moment powstania przychodu jest określany na podstawie art. 12 ust. 3a updop. Stosownie do tego przepisu, za datę powstania przychodu należnego uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1) wystawienia faktury albo

2) uregulowania należności.

Z uwagi na to, że podmiot refakturujący jest jedynie pośrednikiem w przekazywaniu opłat pomiędzy podmiotem faktycznie świadczącym usługi a rzeczywistym ich odbiorcą, przychód należny z tytułu refakturowania usług powinien być wykazany w dacie wykonania usługi, którą jest data wystawienia refaktury, a jeżeli wcześniej otrzymano zapłatę - w dniu uregulowania należności.

Data powstania przychodu

Spółka kapitałowa wynajęła powierzchnię budynku pod reklamę. Umowa przewiduje roczny okres rozliczeniowy (od 1 stycznia do 31 grudnia). Najemca będzie płacił czynsz z góry za cały rok do 15 stycznia danego roku. Kiedy w spółce powstanie przychód ze świadczenia usług ciągłych?

Datą powstania przychodu będzie 31 grudnia, czyli ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie. Bez znaczenia będzie tutaj data wystawienia faktury czy termin płatności czynszu wynikający z umowy lub faktury.

Skoro w zawartej umowie strony ustaliły, iż usługa będzie rozliczana w rocznych okresach rozliczeniowych, znajduje w tej sprawie zastosowanie art. 12 ust. 3c updop. Za datę powstania przychodu należy zatem uznać ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie, bez względu na ustaloną datę płatności i termin uregulowania należności.

Obniżenie czynszu za pierwszy okres długoterminowego najmu

Spółka kapitałowa wynajęła pawilon handlowy na 10 lat. Umowa obowiązuje od sierpnia br. Za pierwsze trzy miesiące (od sierpnia do października) spółka zapłaci jednorazowo czynsz w wysokości czynszu za jeden miesiąc. Wynajmujący zgodził się na tę obniżoną opłatę z uwagi na długi okres obowiązywania tej umowy. Czy w związku z tym, że praktycznie za dwa miesiące spółka nie płaci czynszu, powinna ustalić przychód z nieodpłatnego świadczenia?

Nie. Spółka nie jest zobowiązania do ustalenia przychodu z tytułu otrzymania nieodpłatnego świadczenia.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2 updop, do przychodów zalicza się w szczególności wartość otrzymanych nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie rzeczy lub praw, a także wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.

Umowa najmu, o której mowa w pytaniu została zawarta na okres dziesięciu lat. Obniżenie czynszu za pierwsze miesiące stanowi ze strony wynajmującego zachętę do podpisania długoterminowej umowy. Zapewne umowa długoterminowa jest dla wynajmującego bardzo korzystna i udzielony upust zrekompensuje sobie w czynszu otrzymywanym za pozostałe miesiące okresu najmu. Dlatego spółka nie jest zobowiązana do ustalenia przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 31 grudnia 2009 r., nr IPPB3/423-743/09-2/PD.

Przychód za ostatni miesiąc trwania umowy

W ramach działalności gospodarczej wynajmuję lokal użytkowy. Umowa najmu uległa rozwiązaniu z końcem lipca br., natomiast najemca do chwili obecnej nie uregulował czynszu za ostatni miesiąc. Czynsz ten zgodnie z umową powinien być zapłacony do 15 sierpnia br. Czy w tej sytuacji muszę opodatkować należny mi czynsz za ten miesiąc?

Nawet w sytuacji gdy wynajmujący nie otrzyma od najemcy czynszu za ostatni miesiąc, w którym usługa miała miejsce i tak powstanie u niego przychód podatkowy z tego tytułu.

Zawarcie umowy najmu wiąże się z tym, że wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Przez czas trwania najmu najemca ma obowiązek używania rzeczy najętej w sposób określony w umowie, lub - jeśli umowa nie określa sposobu używania - w sposób odpowiadający właściwościom i przeznaczeniu rzeczy.

Jak stanowi art. 14 ust. 1 updof, za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont oraz pomniejszone o należny podatek od towarów i usług, w przypadku podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych tym podatkiem. Oznacza to, że jeżeli najemca nie uiścił czynszu za ostatni miesiąc obowiązywania umowy, to fakt ten nie zwalnia wynajmującego z obowiązku ustalenia z tego tytułu przychodu.

Moment potrącenia kosztów przenoszonych na najemcę

Spółka z o.o. wynajmuje powierzchnie biurowe. Najemców poza opłatami czynszowymi obciąża także kosztem zużytych mediów, tj. wody, prądu, gazu. W którym momencie spółka powinna ująć koszt, który podlega refakturze?

Koszty wynikające z otrzymanych przez spółkę faktur, które następnie podlegają refakturowaniu, są kosztami pośrednimi i jako takie powinny być zaliczone do kosztów podatkowych w momencie poniesienia.

Nie można przyjąć, że wynajmujący po to wydatkuje środki na zapłatę za usługi dostarczania energii czy wody, żeby uzyskać przychód w postaci zwrotu tych kosztów. Należy więc przyjąć, że wydatki z tego tytułu są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów z najmu i jak wskazano z tymi przychodami wiążą się w sposób pośredni.

Ustalając datę poniesienia kosztu, podatnik wystawiający refakturę zastosuje w tym względzie zasady ogólne, określone w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

Stosownie do art. 15 ust. 4d i 4e updop, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli jednak dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wtedy stanowią koszty podatkowe proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Natomiast za dzień poniesienia kosztów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie faktury (lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku).

Zatem koszty wynikające z otrzymanych przez spółkę faktur, które następnie podlegają refakturowaniu, powinny być zaliczone do kosztów podatkowych w dacie ich poniesienia.

Czynsz opłacony z góry w kosztach najemcy

Spółka z o.o. wynajmuje pomieszczenia biurowe, w których prowadzi działalność gospodarczą. Umowę najmu zawarła na rok, począwszy od sierpnia br. Zgodnie z umową zapłaciła czynsz z góry za cały rok. Czy zapłacony czynsz spółka może ująć w kosztach jednorazowo?

Zasadniczo nie ma takiej możliwości, chyba że rok podatkowy spółki pokrywa się z okresem najmu, tzn. trwa od 1 sierpnia 2010 r. do 31 lipca 2011 r. Jeśli rok podatkowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to w zależności od tego, jak wydatek ten spółka ujmuje w księgach rachunkowych, czynsz najmu zaliczy do kosztów podatkowych:

• co miesiąc w równych ratach, lub

• jednorazowo w 2010 i 2011 r. w kwocie dotyczącej danego roku podatkowego.

Przepisy ustaw o podatku dochodowym dzielą koszty na bezpośrednio związane z przychodami i koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami, tzw. koszty pośrednie. Przepisy art. 15 ust. 4d i 4e updop stanowią, iż koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Za dzień poniesienia kosztu pośredniego uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Moment ujęcia odstępnego w kosztach

Spółka z o.o. zawarła umowę najmu lokalu handlowego. Musiała jednak zapłacić podmiotowi, który dotychczas wynajmował ten lokal i prowadził w nim działalność handlową, jednorazową kwotę określoną w umowie jako wynagrodzenie z tytułu rekompensaty za zakończenie działalności w tym lokalu. Czy poniesiony koszt odstępnego na rzecz poprzedniego najemcy stanowi koszt uzyskania przychodu spółki?

Kwota odstępnego z tytułu przejęcia umowy jest kosztem uzyskania przychodów w momencie poniesienia.

Przy kwalifikacji omawianego kosztu do kosztów uzyskania przychodów powinno się brać pod uwagę:

• przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz

• potencjalną możliwość przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W opisanej sytuacji odstępne dotyczy lokalu handlowego. Otworzenie przez spółkę nowego punktu handlowego zapewne było zasadne i celowe, a poniesiony wydatek przyczyni się do osiągnięcia przychodów. W takim razie, odstępne spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Odnosząc się do kwestii momentu potrącenia tego kosztu, należy zauważyć, że nie jest on bezpośrednio związany z konkretny przychodem. Spółka zapłaciła odstępne, by zrekompensować poprzedniemu najemcy rezygnację z lokalu, którego najmem była zainteresowana. Jest to zdarzenie odrębne od zawartej przez spółkę umowy najmu. Przedmiotowy wydatek powinien być uznany za koszt podatkowy w momencie poniesienia, zgodnie z art. 15 ust. 4d updop. Takie stanowisko zajął również Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 10 grudnia 2009 r., nr DD5/8211/13/ZSD/09/PK-447.