Koszty w podróży służbowej przedsiębiorcy

Przedsiębiorca będący osobą fizyczną od niedawna prowadzi działalność gospodarczą. W grudniu br. ma zaplanowany swój pierwszy wyjazd służbowy. Jakie wydatki związane z takim wyjazdem można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów?

Wśród kosztów związanych z podróżą służbową przedsiębiorcy, które może on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, są m.in. diety w wysokości nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o pdof - Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Do kosztów można zatem zaliczyć diety przedsiębiorcy do wysokości nieprzekraczającej 30 zł za dobę krajowej podróży służbowej. Kosztów podatkowych nie stanowią natomiast faktycznie poniesione przez przedsiębiorcę wydatki na wyżywienie w trakcie podróży służbowej.

W kosztach uzyskania przychodów przedsiębiorca może również uwzględnić wydatki za nocleg w trakcie podróży służbowej. Są one kosztem w wysokości faktycznie poniesionej, ustalonej na podstawie faktury czy rachunku. Kosztem takim nie są natomiast ryczałty za noclegi.

Kolejnymi wydatkami, które wyjeżdzający służbowo przedsiębiorca może uwzględnić w kosztach podatkowych, są wydatki na przejazdy. W przypadku gdy podróż służbowa odbywa się środkami transportu publicznego, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się równowartość ceny biletu za przejazd określonym środkiem lokomocji. Jeżeli jednak przedsiębiorca podróżuje firmowym samochodem będącym środkiem trwałym, wówczas do kosztów uzyskania przychodów zaliczy odpowiednio udokumentowane wydatki na zakup paliwa, oleju czy koszty napraw.

Natomiast wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu osobowego podczas służbowego wyjazdu przedsiębiorca ujmuje w kosztach z uwzględnieniem limitu tzw. "kilometrówki", czyli kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, podatnik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof). Brak takiej ewidencji powoduje, że wydatki związane z używaniem wymienionego samochodu nie stanowią kosztów podatkowych (art. 23 ust. 5 ustawy o pdof).

Także koszty dojazdów poniesione przez przedsiębiorcę w trakcie wyjazdu służbowego mogą być uznane za koszt podatkowy w wysokości faktycznie poniesionej i udokumentowanej, np. biletami na przejazd środkami komunikacji miejscowej czy rachunkami za przejazd taksówką. Przedsiębiorca nie ujmie natomiast w kosztach ryczałtów za dojazdy.

Osoba prowadząca działalność może zaliczyć do kosztów podatkowych również inne wydatki związane z wyjazdem służbowym (np. opłatę za wstęp na targi), jeżeli są one odpowiednio udokumentowane i wykazują związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.