Diety za zagraniczną podróż przedsiębiorcy

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 updof, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Tym samym poza zakresem tego przepisu pozostają diety z tytułu podróży służbowych wskazanych w nim osób, do wysokości diet ustalonej zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej.

W tym miejscu warto przypomnieć, że wysokość diety za dobę podróży zagranicznej uzależniona jest od państwa, do którego odbywana jest podróż oraz czasu trwania tej podróży.

Co do zasady dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Wysokość diety za czas podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest przy tym określona w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

Naliczając diety, należy mieć na uwadze, że za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, natomiast za niepełną dobę przysługuje:

• 1/3 diety - jeżeli podróż trwa do 8 godzin,
   
• 1/2 diety - gdy czas podróży mieści się w przedziale od 8 do 12 godzin,
   
• cała dieta - jeżeli podróż trwa ponad 12 godzin.

Na sposób liczenia czasu podróży zagranicznej ma z kolei wpływ środek komunikacji, jakim podróż jest odbywana. Z uregulowań rozporządzenia w sprawie podróży służbowej wynika, że czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,

2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Sam fakt, że diety za czas zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy w wysokości ustalonej przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowej nie są wykluczone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 52 updof, nie oznacza jeszcze, że można je uwzględnić w rachunku podatkowym. Przedsiębiorca musi wykazać, że koszty z tytułu naliczonych diet są związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Oznacza to konieczność udowodnienia, że podróż służbowa była związana z wykonaniem zadania, które miało wpływ na osiągnięcie przychodów z działalności gospodarczej lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Dla celów dowodowych przedsiębiorca powinien zatem gromadzić dokumenty potwierdzające pozyskanie zlecenia oraz dotyczące ustalenia warunków i zasad jego wykonania. Dokumenty te powinny w szczególności wskazywać na konieczność odbycia podróży przez przedsiębiorcę i pozostawania w danej miejscowości przez określony czas. Dopiero w takim przypadku można uznać, że diety z tytułu podróży służbowej przedsiębiorcy, do wysokości diet przysługujących pracownikom zgodnie z odrębnymi przepisami, spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 updof i są kosztami uzyskania przychodów.

Omawiając kwestię zaliczania diet za podróż służbową przedsiębiorcy do kosztów uzyskania przychodów, należy odnieść się do wymogu dokumentowania poniesienia kosztów. Z rozporządzenia w sprawie podróży służbowej wynika, że dieta w podróży zagranicznej przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia oraz na sfinansowanie innych drobnych wydatków. Dieta ma jednak formę ryczałtu. Zatem posiadanie dowodów poniesienia wydatków na wyżywienie, nie jest konieczne dla uznania diet za koszty podatkowe.

W myśl rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728), dokumentem będącym podstawą zapisu w księdze diet z tytułu podróży służbowej przedsiębiorcy jest sporządzony przez niego dowód wewnętrzny. Wymogi formalne tego dokumentu określa § 14 ust. 3 rozporządzenia, stanowiąc, że powinien on zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Co ważne, zasadą jest, że zarówno dowód księgowy będący podstawą zapisu w podatkowej księdze, jak też wartość kosztu podlegającego ujęciu w tej księdze, muszą być sporządzone i wyrażone w walucie polskiej (złotych). Tymczasem diety za czas podróży zagranicznej w poszczególnych państwach są wyrażane w walucie obcej. Stąd ustalenie wysokości omawianego kosztu wymaga przeliczenia go na złote z zachowaniem zasady określonej w art. 11a ust. 2 updof. Stanowi on, że koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. W odniesieniu do diet, za dzień poniesienia kosztu uznaje się dzień sporządzenia dowodu wewnętrznego.

Tym samym, przy sporządzaniu dowodu wewnętrznego na potrzeby rozliczenia kosztu diet z tytułu zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy, przy przeliczaniu wartości diet na złote należy stosować średni kurs NBP obowiązujący w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień wystawienia takiego dowodu. Tak ustalony i udokumentowany koszt powinien zostać ujęty w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki", zgodnie z ust. 13 objaśnień stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi.