Kurs waluty do przeliczenia diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownika

Pracownicy spółki z o.o. bardzo często wyjeżdżają za granicę w podróże służbowe w celu wykonywania powierzonych im obowiązków. Na poczet jednej z takich delegacji zagranicznych wypłaciliśmy pracownikowi zaliczkę w walucie euro. Po powrocie z wyjazdu pracownik przedstawił nam rozliczenie podróży służbowej. Jaki kurs waluty obcej należy zastosować do przeliczenia diety chcąc zaliczyć tę kwotę do kosztów uzyskania przychodów?

Przepisy ustawy o pdop nie regulują wprost zasad przeliczania na złote kwot wydatków poniesionych w walucie obcej w związku z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników. To oznacza, że w takim przypadku należy stosować ogólne zasady wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o pdop (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036 ze zm.) dotyczące przeliczania wydatków wyrażonych w walucie obcej na złote, które zostały uregulowane. Z przepisu tego wynika, że koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Do omawianej kwestii odniosło się także Ministerstwo Finansów, udzielając odpowiedzi na zapytanie naszego Wydawnictwa. W piśmie z dnia 16 sierpnia 2017 r. resort finansów wskazał, że gdy pracodawca zapewnia wszelkie świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę - to wydatki związane z tą podróżą powinny być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające przeliczane według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Z kolei w sytuacji, gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika - wówczas powinien ujmować wydatki związane z delegacją w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia ww. kosztów jest średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według takiego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty). Natomiast w przypadku, gdy pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu, w związku z czym faktury są wystawione na pracodawcę, to faktury takie nie powinny być dołączane do dokumentu rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia kosztów udokumentowanych w ww. sposób jest średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Kursy średnie walut obcych ogłaszane przez NBP dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.

Wobec tego należy uznać, że w opisanej sytuacji do przeliczenia kwoty diety wyrażonej w walucie obcej na złote, która została naliczona w związku z odbyciem przez pracownika zagranicznej podróży służbowej, należy zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Przykład

Na poczet wyjazdu służbowego pracownikowi wypłacono zaliczkę w walucie euro. Pracownik odbył podróż służbową w okresie od 3 lipca 2018 r. do 6 lipca 2018 r. Następnie 10 lipca 2018 r. przedstawił rozliczenie tej podróży. Pracodawca zaliczając do kosztów uzyskania przychodów kwotę diety związaną z tą delegacją zagraniczną powinien zastosować do przeliczenia jej na złote średni kurs NBP z dnia 9 lipca 2018 r.