Przegląd Podatku Dochodowego nr 15 (495) z dnia 1.08.2019

Wyżywienie przedsiębiorcy w czasie podróży służbowych a koszty uzyskania przychodów

Podatnik rozpoczął działalność gospodarczą i w celu nawiązania współpracy z kontrahentami odbywa podróże do różnych miast. Czy poniesione w czasie tych podróży koszty wyżywienia może ujmować do kosztów podatkowych i ewidencjonować je w podatkowej księdze na podstawie faktur?

Gdy podatnik odbywa podróże w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, koszty ponoszone w czasie tych wyjazdów, niewymienione w art. 23 updof, może ujmować do kosztów uzyskania przychodów w wysokości wynikającej z faktur lub innych dowodów potwierdzających ich poniesienie. Wyjątek stanowią wydatki na wyżywienie. Ponieważ są to wydatki osobiste, co do zasady, nie uważa się ich za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 updof. Jeżeli jednak podatnik ponosi wydatki na wyżywienie, będąc w podróży służbowej, to w drodze wyjątku może uwzględniać je w kosztach podatkowych, ale nie w wysokości zafakturowanej, lecz w kwocie określonej ryczałtowo. Wskazuje na to art. 23 ust. 1 pkt 52 updof. A contrario wynika z niego, że do kosztów uzyskania przychodu zalicza się diety z tytułu podróży służbowej m.in. osoby prowadzącej działalność gospodarczą, do wysokości ustalonej zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). Tak ustalone koszty z tytułu diet podatnik może ewidencjonować w podatkowej księdze, dokonując zapisu na podstawie sporządzonego we własnym zakresie dowodu wewnętrznego, spełniającego wymogi określone w § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728 ze zm.). Do wpisywania tego rodzaju kosztów przeznaczona jest kolumna 13 księgi (ust. 13 objaśnień zamieszczonych w załączniku nr 1 do powołanego rozporządzenia).