Należności za przejazd w podróży służbowej samochodem z napędem elektrycznym a zwolnienie od PIT

Zagadnienie prawne dotyczące podróży służbowej pracowników reguluje art. 77⁵ Kodeksu pracy. Z jego uregulowań wynika, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą określić warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie są objęci układem zbiorowym pracy lub nie są obowiązani do ustalenia regulaminu wynagradzania.

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących należności na pokrycie kosztów podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności według przepisów mających zastosowanie do pracowników sfery budżetowej. Chodzi tu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych. Z § 3 tego rozporządzenia wynika, że środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Na wniosek pracownika może on również wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej m.in. samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W takich przypadkach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę (tzw. kilometrówka). Stawka ta nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Przy czym stawki za 1 km przebiegu określone tym rozporządzeniem dla samochodów osobowych dotyczą samochodów z napędem spalinowym, dla których określana jest pojemność skokowa silnika. Stawki te wynoszą:

• 0,5214 zł - w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
• 0,8358 zł - w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Brak jest natomiast regulacji odnoszących się do ustalania należności za używanie przez pracowników prywatnych samochodów osobowych z napędem elektrycznym.

Pojawia się więc pytanie, w jaki sposób rozliczyć przejazdy samochodem elektrycznym w podróży służbowej? W szczególności czy pracodawca może ustalić tę stawkę na dowolnym poziomie, czy też przepisy rozporządzenia należy zastosować, przyjmując, że w przypadku samochodów elektrycznych pojemność skokowa silnika wynosi 0 cm³ i do wyliczenia kwoty należności przyjmować stawkę za 1 km przebiegu ustaloną dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³?

Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii, do którego nasze Wydawnictwo zwróciło się z pytaniem w tej sprawie, stwierdziło w piśmie nadesłanym do nas 11 stycznia 2021 r., że: "W opinii Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii, zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami zwrot kosztów przejazdów w podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (analogicznie do zwrotu kosztów używania pojazdów do celów służbowych) dotyczy samochodu osobowego z silnikiem o pojemności skokowej, która jest parametrem właściwym dla silników spalinowych".

Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w przywołanym stanowisku wskazało jednak, że problematyka regulowana przepisami rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r. należy do właściwości Ministerstwa Infrastruktury. Stąd nasze Wydawnictwo zwróciło się z prośbą o wydanie opinii w omawianej sprawie do wskazanego Ministerstwa, które jednak nie zajęło stanowiska w sprawie.

Rozstrzygnięcie omawianej kwestii jest istotne nie tylko w kontekście rozliczenia z pracownikiem odbywającym podróż służbową, ale również na gruncie przepisów prawa podatkowego. Jak bowiem wiadomo, należności z tytułu podróży służbowej wypłacane pracownikom stanowią u nich przychód ze stosunku pracy, który korzysta ze zwolnienia od podatku w zakresie określonym w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. Prawidłowe zastosowanie tego zwolnienia w odniesieniu do zwrotu kosztów przejazdu w podróży służbowej samochodem z napędem silnikowym niebędącym własnością pracodawcy, ma zatem wpływ na wykonanie przez pracodawcę obowiązków płatnika.

Warto podkreślić, że korzystnej wykładni art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof dokonał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 17 lutego 2022 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.1172.2021.1.NM. Uznał bowiem, że zwolnienie to dotyczy należności za przejazd pracownika prywatnym samochodem osobowym z napędem elektrycznym oraz ma zastosowanie do pełnej kwoty zwrotu kosztów za przejazd takim samochodem.

Z wnioskiem o wydanie interpretacji zwrócił się podatnik, którego pracownicy odbywają podróże służbowe własnymi samochodami osobowymi, w tym samochodami z napędem elektrycznym. Ponieważ nie wprowadził on własnych regulacji dotyczących rozliczania podróży służbowych, koszty takich podróży rozlicza na zasadach określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej, a w zakresie kosztów przejazdów prywatnymi samochodami pracowników - również z uwzględnieniem regulacji zawartych w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Ponieważ w tym rozporządzeniu, stawki za 1 km przebiegu pojazdu są określone tylko dla samochodów osobowych wyposażonych w silniki spalinowe, przy rozliczaniu przejazdu samochodem z silnikiem elektrycznym podatnik przyjmuje, że właściwa jest stawka dla samochodów o mocy skokowej silnika do 900 cm³ (gdyż dla samochodów elektrycznych wartość skokowa silnika wynosi 0 cm³). Podatnik wyraził stanowisko, że zwrot kosztów przejazdu limitowany kwotą tak ustalonej kilometrówki jest wolny od podatku.

Organ podatkowy uznał to stanowisko za nieprawidłowe. Potwierdził, że należności stanowiące zwrot kosztów używania samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy otrzymane przez pracowników w związku z odbytą podróżą służbową mogą być objęte zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof, o ile spełnione będą przesłanki warunkujące stosowanie tej preferencji. Zasadniczo przychód z tytułu takiej należności jest wolny od podatku do wysokości limitu tzw. kilometrówki, który ustala się w sposób określony w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Odnosząc się jednak do sytuacji opisanej we wniosku, powołany organ zauważył, że: "(...) omawiane Rozporządzenie nie obejmuje swoim zakresem samochodów osobowych o napędzie elektrycznym.

Oznacza to, że w przypadku zwrotu kosztów przejazdu z tytułu odbycia podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym o napędzie elektrycznym nie ma zastosowania limit w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.

Zatem, wypłacany (...) pracownikowi zwrot kosztów przejazdu w podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) prywatnym samochodem osobowym o napędzie elektrycznym w całości korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy PIT (nie jest ograniczony limitem)".