podatek dochodowy, rozliczenia podatkowe, przychody podatkowe, koszty podatkowe
lupa
A A A

Przegląd Podatku Dochodowego nr 21 (453) z dnia 1.11.2017

Koszty zagranicznej podróży służbowej

1. Wydatki w kosztach uzyskania przychodów

Na łamach Przeglądu Podatku Dochodowego:

opublikowaliśmy aktualne stanowisko resortu finansów na temat kursu waluty, jaki powinien być stosowany do rozliczania kosztów zagranicznej podróży służbowej.

Z zajętego w tej sprawie stanowiska wynika, że w sytuacji gdy pracodawca zapewnia świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę - wówczas wydatki związane z delegacją powinny być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające przeliczane według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Wskazniki i stawki Kursy średnie walut obcych ogłaszane
przez NBP dostępne są w serwisie
www.wskazniki.gofin.pl

Wydatki te stanowią koszty uzyskania przychodów, potrącalne na zasadach określonych w art. 22 ust. 4-5d, 6 i 6b updof oraz art. 15 ust. 4, 4b-4e updop.

Przykład

Pracownik odbył podróż służbową do Niemiec. Spółka z o.o. (pracodawca) zarezerwowała pracownikowi nocleg w hotelu i poniosła z tego tytułu wydatek w wysokości 100 euro. Wydatek ten został udokumentowany fakturą wystawioną przez hotel 3 października 2017 r. Uwzględniając średni kurs euro z 2 października 2017 r. spółka zaliczyła do kosztów uzyskania kwotę 431,37 zł (100 euro x 4,3137 zł/euro).

Jeżeli natomiast pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika, wydatki związane z delegacją powinien ujmować w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia wymienionych kosztów jest kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według tego kursu powinny być także przeliczane wydatki:

  • nieudokumentowane (diety, ryczałty) oraz
     
  • ponoszone przez pracownika udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (jak np. paragonami za przejazdy autostradami, taksówkami, biletami parkingowymi itp.).

Moment potrącalności kosztów z tytułu wydatków związanych z delegacją, które pracodawca ponosi na podstawie dokumentu rozliczenia delegacji przedkładanego przez pracownika, powinien być ustalony w oparciu o art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 updof oraz odpowiednio art. 15 ust. 4g i art. 16 ust. 1 pkt 57 updop jako należności ze stosunku pracy (stosunków pokrewnych).

Z kolei, w przypadku gdy pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu, w związku z czym faktury są wystawione na pracodawcę - wówczas faktury takie nie powinny być dołączane do dokumentu rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia kosztów udokumentowanych w podany sposób jest kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Przykład

Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Niemiec. Po zakończeniu podróży, 4 października 2017 r. przedstawił rozliczenie kosztów podróży dokonane na druku delegacji, na które składały się:

  • diety w wysokości 245 euro (5 dób x 49 euro),
     
  • wydatki za przejazd autostradą udokumentowane paragonami, w kwocie 50 euro,
     
  • wydatki z tytułu parkowania w strefie płatnego parkowania udokumentowane biletem parkingowym, w kwocie 10 euro.

Do przeliczenia tych kosztów na złote pracodawca zastosował kurs średni z 3 października 2017 r., tj. z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji, który wynosił 4,3105 zł/euro.

W sumie koszty uzyskania przychodów zamknęły się w kwocie 1.314,70 zł, tj. (245 euro + 50 euro + 10 euro) x 4,3105 zł/euro.

Ponadto pracownik przedłożył faktury wystawione na pracodawcę za:

  • zakup paliwa do służbowego samochodu, którym odbywał podróż, koszt z tego tytułu wyniósł 60 euro,
     
  • nocleg w hotelu, koszt z tego tytułu wyniósł 400 euro.

Faktura za zakup paliwa wystawiona została 27 września 2017 r., a za nocleg 29 września 2017 r.

Do przeliczenia na złote kosztów paliwa pracodawca zastosował kurs średni z 26 września 2017 r., a kosztów za nocleg kurs średni z 28 września 2017 r.

W sumie koszty uzyskania przychodów (paliwo plus nocleg) wyniosły 1.983,56 zł, tj. (60 euro x 4,2820 zł/euro) + (400 euro x 4,3166 zł/euro).

2. Rozliczenie zaliczki wypłaconej pracownikowi

Omówione zasady przeliczania na złote wydatków w walucie obcej z tytułu zagranicznych podróży służbowych pracowników stosuje się wyłącznie w celu prawidłowego ustalania kosztów uzyskania przychodów. Inne reguły obowiązują przy przeliczaniu na złote wydatków poniesionych przez pracownika w takiej podróży, na potrzeby rozliczenia zaliczki przekazanej mu na poczet tych wydatków.

Jeżeli pracodawca wypłaca należności z tytułu podróży służbowej według przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), to stosownie do § 20 tego rozporządzenia, pracownikowi udającemu się w zagraniczną podróż służbową powinien wypłacić zaliczkę w walucie obcej. Zaliczka ta ma na celu pokrycie niezbędnych kosztów podróży wynikających ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, przeliczonej według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej następuje:

  • w walucie otrzymanej zaliczki,
     
  • w walucie wymienialnej albo
     
  • w walucie polskiej,

według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Przykład

Pracownik odbył podróż służbową do Niemiec. Na poczet kosztów tej podróży otrzymał 3 października 2017 r. zaliczkę w wysokości 600 euro. Po zakończeniu podróży rozliczył się z tej zaliczki, przedkładając następujące dokumenty świadczące o poniesieniu wydatków:

  • paragony za przejazd autostradą opiewające na kwotę 50 euro,
     
  • bilet parkingowy na kwotę 10 euro,
     
  • fakturę za zakup paliwa do służbowego samochodu, którym odbywał podróż, w wysokości 60 euro,
     
  • fakturę za nocleg w hotelu w wysokości 400 euro.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej nastąpiło w walucie otrzymanej zaliczki.

W sumie pracownik wydał 520 euro, musi więc zwrócić pracodawcy 80 euro.


Przykład

Przyjmujemy dane liczbowe jak w poprzednim przykładzie, z tym że rozliczenie poniesionych przez pracownika kosztów następuje w złotych.

W związku z tym pracodawca przeliczył przekazaną pracownikowi zaliczkę na złote według średniego kursu euro z 3 października 2017 r. (tj. z dnia wypłaty zaliczki) oraz według takiego samego kursu przeliczył poniesione przez pracownika wydatki.

W rezultacie pracownik zobowiązany jest zwrócić pracodawcy kwotę 344,84 zł, tj. (600 euro x 4,3105 zł/euro) - (520 euro x 4,3105 zł/euro).

Warto wspomnieć, że należności wypłacone pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, stanowią u niego przychód ze stosunku pracy, który korzysta ze zwolnienia od podatku określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. Na podstawie tego przepisu wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

www.PodatekDochodowy.pl - Podróże służbowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieDelegacji.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Indeks Księgowań - Księgowanie od A do Z
GOFIN NEWS - mobilna aplikacja dla Księgowych!
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

grudzień 2018
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
29
30
31
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie podatku dochodowego, podatku VAT oraz innych podatków i opłat
Vademecum podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.