Wyjazdy firmowe w rozliczeniu podatku dochodowego - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 58 (2246) z dnia 21.07.2025

Rozliczenia związane z zagraniczną podróżą pracownika

Spółka jawna wysłała jednego z pracowników w zagraniczną podróż służbową w celu przeprowadzenia wstępnych rozmów z potencjalnym kontrahentem. Jej rozliczenie obejmuje zarówno diety za czas podróży, jak i wydatki udokumentowane fakturami. Według jakiego kursu waluty należy dokonać jej rozliczenia w podatku dochodowym?

W pdof koszty poniesione w walutach obcych zasadniczo przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia, czyli generalnie poprzedzającego dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu.

Czynnikiem decydującym o tym, który kurs należy przyjąć do przeliczenia kosztów pracowniczej podróży służbowej, jest sposób realizacji przez pracodawcę świadczeń przysługujących w tej podróży pracownikowi, czyli to, czy to sam pracodawca zapewnia pracownikowi określone świadczenia (noclegi, wyżywienie, przejazdy itp.), czy też dokonuje mu zwrotu poniesionych wydatków.

Jeżeli pracodawca zapewnia wszystkie świadczenia w takiej podróży i związane z tym wydatki są udokumentowane fakturami wystawionymi na niego, wówczas podlegają one ujęciu w kosztach na podstawie faktur przeliczonych na złote według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Z kolei jeżeli pracodawca dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie dokumentów wystawionych na pracownika, to tak udokumentowane koszty przelicza według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według tego kursu należy również wyceniać wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty) oraz udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (np. paragonami, biletami).

Natomiast w przypadku udzielenia przez pracodawcę pracownikowi upoważnienia do nabywania usług w jego imieniu i przyjmowania faktur dokumentujących wydatki wystawionych na pracodawcę, dokumenty te nie powinny być dołączane do druku rozliczenia kosztów delegacji. Wówczas kursem odpowiednim do przeliczenia kosztów nimi udokumentowanych jest, jak już wspomniano, kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury (przykład).

Opisane reguły stosuje się jednak wyłącznie w zakresie ustalania kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Przeliczenia waluty na złote na potrzeby rozliczenia zaliczki wypłaconej pracownikowi na poczet wydatków w zagranicznej podróży służbowej dokonuje się według innych reguł.

Z § 20 ust. 1 rozporządzenia MPiPS w sprawie (...) podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190) wynika, że pracodawca na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju generalnie powinien pracownikowi wypłacić zaliczkę w walucie obcej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów. Jeżeli jednak uzyska zgodę pracownika, to może ją wypłacić w walucie polskiej, w wysokości będącej równowartością przysługującej mu zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 ust. 2 powołanego rozporządzenia). Kurs ten służy jednak wyłącznie do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą. Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej dokonuje się w walucie: otrzymanej zaliczki, wymienialnej albo polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.