Zapewnienie pracownikowi wyżywienia w trakcie podróży służbowej

Pracownicy spółki z o.o. odbywają podróże służbowe na terenie kraju. Po powrocie przedkładają faktury wystawione na spółkę za noclegi oraz wyżywienie. Zdarza się, że koszty wyżywienia przekraczają wysokość diety. Niekiedy faktury dokumentują produkty spożywcze, z których pracownicy sami przygotowywali posiłki. Czy spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty posiłków, a także produktów spożywczych do przygotowywania posiłków przez pracowników w pełnej wysokości, czy jedynie do wysokości diety? Czy wymienione faktury są wystarczającymi dokumentami do rozliczenia kosztów podróży w kosztach uzyskania przychodów?

Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty posiłków oraz produktów spożywczych w poniesionej wysokości. Faktury za noclegi oraz wyżywienie wystawione na spółkę są wystarczającymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie kosztów, lecz by zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest wykazanie związku tych kosztów z przychodami (bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów), czemu w tym przypadku może służyć wystawione pracownikowi na piśmie polecenie wyjazdu służbowego.

1. Regulacje kodeksowe dotyczące podróży służbowych

Przepisy Kodeksu pracy określają, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania takich należności określa w drodze rozporządzenia minister właściwy do spraw pracy. Rozporządzenie to obejmuje jedynie pracowników zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Obowiązującym aktem prawnym w tym zakresie jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Dla Prenumeratorów GOFIN

Tekst rozporządzenia w sprawie podróży służbowej dostępny w serwisie www.przepisy.gofin.pl »

Natomiast warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym u innego pracodawcy niż wymieniony w powołanym rozporządzeniu określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Przy czym postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera stosownych postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów wspomnianego rozporządzenia.

Tak wynika z art. 77⁵ Kodeksu pracy.

2. Koszty wyżywienia

Mając na uwadze powołane wcześniej regulacje, zakładamy, że spółka nie stosuje przepisów rozporządzenia, lecz posiada wewnętrzne przepisy normujące zasady rozliczania należności z tytułu podróży służbowych odbywanych przez pracowników, które określają m.in. reguły finansowania pracownikom kosztów wyżywienia w trakcie podróży służbowej.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie wykluczają kosztów podróży służbowych pracowników z kosztów uzyskania przychodów, poza wyjątkiem dotyczącym używania przez pracowników prywatnych samochodów. Ustawodawca w art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i ust. 5 updop uregulował, że w przypadku wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej kosztem podatkowym nie są wydatki w wysokości przekraczającej tzw. kilometrówkę, czyli kwotę stanowiącą iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Wracając natomiast do wydatków na wyżywienie, takie wydatki ponoszone w związku z podróżami pracowników odbywanymi w interesie spółki mogą przyczyniać się do osiągnięcia przychodów (względnie do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów). Mogą więc być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Nie ma tutaj znaczenia fakt, że przekraczają wartość diety. Wyrażony pogląd potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 3 lipca 2017 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.22.2017.1.AB.

Obowiązek zapewnienia pracownikom całodziennego wyżywienia w podróży służbowej może być realizowany poprzez sfinansowanie im kosztów nabycia artykułów spożywczych, z których pracownicy sami przygotowują posiłki. Nie ma przeszkód natury prawnej, by koszty takich artykułów znalazły się w kosztach uzyskania przychodów. Trzeba jednak mieć na uwadze, że firmowe koszty powinny być racjonalne i ekonomicznie uzasadnione. Dlatego ilość nabytych produktów spożywczych powinna być odpowiednia, tj. niezbędna w celu zaspokojenia potrzeb żywieniowych jedynie w czasie odbywanych podróży.

3. Dokumentowanie kosztów

Przepisy ustawy o CIT wprost nie regulują kwestii związanych z dokumentowaniem zdarzeń gospodarczych. Z treści art. 9 ust. 1 updop wynika, że podatnicy są jednak obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m updop.

Problematykę dokumentowania kosztów na potrzeby prowadzenia ewidencji księgowej normują przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Stosownie do art. 20 ust. 2 pkt 1 tej ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych, stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej, są dowody księgowe zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów.

W analizowanej sytuacji koszty noclegów i wyżywienia pracowników w trakcie podróży służbowej potwierdzane są takimi dowodami. Niemniej do celów podatkowych spółka powinna również wykazać, że koszty te mają związek z prowadzoną działalnością i uzyskiwanymi przychodami. Może temu służyć wystawione przez pracodawcę polecenie wyjazdu służbowego, powszechnie zwane delegacją.