podatek dochodowy, rozliczenia podatkowe, przychody podatkowe, koszty podatkowe
lupa
Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
A A A

Gazeta Podatkowa nr 85 (1126) z dnia 23.10.2014

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika

Coraz częściej pracodawcy wysyłają pracowników w zagraniczne podróże służbowe, co wiąże się z koniecznością rozliczenia wydatków poniesionych z tego tytułu. Pracodawca jest wówczas obowiązany ustalić, czy wydatki związane z taką podróżą mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, a jeśli tak, to w którym momencie i w jakiej wysokości.

Koszty podróży służbowej

Wydatki ponoszone przez pracodawcę w związku z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, gdy podróż związana jest z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Jednak nie wszystkie wydatki związane z zagraniczną podróżą służbową pracodawca może uwzględnić w kosztach podatkowych w pełnej wysokości. Chodzi tu o koszty używania przez pracownika samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy. Oprócz kosztów paliwa przykładowo opłaty za autostrady czy parkingi nie są uwzględniane w kosztach podatkowych w faktycznie poniesionej wysokości, tylko do wysokości limitu wyznaczonego przez "kilometrówkę". Wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów w celu odbycia podróży służbowej nie stanowią bowiem kosztów uzyskania przychodów w wysokości przekraczającej kwotę będącą iloczynem przebiegu pojazdu i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a i ust. 5 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i ust. 5 ustawy o pdop). Przebieg pojazdu powinien być przy tym udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. Brak tej ewidencji powoduje, że omawiane wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W pozostałych przypadkach należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej są u pracodawcy kosztem w pełnej wysokości również wtedy, gdy należności te na podstawie wewnątrzzakładowych przepisów wypłacane są w wyższych kwotach niż określone w rozporządzeniu o podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Moment zaliczenia do kosztów

Należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej stanowią u pracownika przychody ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Oznacza to, że moment ich rozliczenia w kosztach podatkowych należy rozpatrywać na zasadach określonych w art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof i art. 15 ust. 4g ustawy o pdop. Z przepisów tych wynika, że należności te są kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi, należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownika stanowią koszty podatkowe dopiero w momencie ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika (art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o pdop).

Ponieważ należności z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik dokonał ich rozliczenia, zatem w tym też miesiącu mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, o ile zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. W przeciwnym razie są kosztem na zasadzie kasowej.

Koszty poniesione w walucie

Z uregulowań zawartych w obu ustawach o podatku dochodowym wynika, że koszty poniesione w walutach obcych podlegają przeliczeniu na złotówki. W przypadku zagranicznej podróży służbowej pracownika zazwyczaj mamy do czynienia z wydatkami poniesionymi w walucie obcej. Ich przeliczenia na złote polskie należy dokonać według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 ustawy o pdof i art. 15 ust. 1 ustawy o pdop). Dniem poniesienia kosztu jest w tym przypadku dzień złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży.

§ 20 rozporządzenia o podróży służbowej wynika, że pracownik wysyłany w zagraniczną podróż służbową otrzymuje od pracodawcy zaliczkę na niezbędne koszty podróży co do zasady w walucie obcej (tylko gdy pracownik wyrazi zgodę, wówczas może ona zostać wypłacona w złotówkach). W takim przypadku, gdy rozliczenie podróży służbowej nastąpi również w walucie obcej, zazwyczaj powstaną różnice kursowe, gdyż wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote różni się z reguły od wartości tego kosztu w dniu dokonania wypłaty zaliczki na tę podróż. Podatkowe różnice kursowe powstają bowiem m.in. wówczas, gdy wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według średniego kursu NBP różni się (jest wyższa lub niższa) od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia (przykład).

 

Przykład

Pracodawca 25 września 2014 r. wypłacił pracownikowi zaliczkę w kwocie 300 euro na poczet zagranicznej podróży służbowej. Waluta ta została kupiona w kantorze po kursie 4,20 zł/euro (wysokość kursu przyjęto na potrzeby przykładu). Po przeliczeniu na złotówki zaliczka wyniosła 1.260 zł (300 euro × 4,20 zł/euro).

Podróż służbowa odbyła się w dniach 29-30 września br.

Pracownik 3 października 2014 r. przedstawił rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej, z którego wynikało, że koszty podróży wyniosły 250 euro. Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie 50 euro zwrócił pracodawcy.

Koszty z tytułu tej podróży pracodawca przeliczył po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży, tj. z 2 października 2014 r. Kurs ten wyniósł 4,30 zł/euro. Po przeliczeniu na złotówki koszty zagranicznej podróży służbowej wyniosły 1.075 zł (250 euro × 4,30 zł/euro). Kwotę tę pracodawca uwzględnił w kosztach podatkowych w październiku 2014 r. Ponadto pracodawca ustalił dodatnią różnicę kursową w wysokości 25 zł [250 euro × (4,30 zł/euro - 4,20 zł/euro)], o którą zwiększył przychody października.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)

www.PodatekDochodowy.pl - Podróże służbowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieDelegacji.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

marzec 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28
29
30
31
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie podatku dochodowego, podatku VAT oraz innych podatków i opłat
Vademecum Podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.