Jakie wydatki poniesione w podróży służbowej przedsiębiorca może zaliczyć w koszty?

Prowadzę działalność gospodarczą, a z podatku dochodowego rozliczam się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wyjechałem w podróż służbową samochodem, który wynająłem od innej firmy (za wynajem otrzymałem fakturę). W podróży służbowej poniosłem wydatki na nocleg w hotelu wraz z usługą gastronomiczną - udokumentowane fakturą. Jak powinienem rozliczyć te wydatki w kosztach podatkowych?

Zgodnie z ogólną definicją sformułowaną w art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF, uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest uzależnione od łącznego spełnienia następujących warunków:

1) celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) przez przedsiębiorcę jest osiągnięcie przychodów (ewentualnie zwiększenie ich wysokości) lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,

2) wydatek ten nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PDOF, zawierającym negatywny katalog wydatków i kosztów, które niezależnie od celu ich poniesienia, w żadnych okolicznościach nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu,

3) wydatek musi być prawidłowo udokumentowany.

Jeżeli zatem podróż służbowa przedsiębiorcy ma związek z wykonywaną przez niego działalnością gospodarczą, a poniesione wydatki są racjonalnie i ekonomicznie uzasadnione oraz właściwie udokumentowane, to wydatki te mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ustawy o PDOF.

Diety z tytułu podróży przedsiębiorcy

W świetle przepisów ustawy o PDOF, przedsiębiorca nie może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów wydatków, które faktycznie poniósł na swoje wyżywienie w czasie podróży służbowej (np. na zakup usługi gastronomicznej).

W zamian jednak przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych wartość diet za czas podroży służbowej - ustaloną w takiej wysokości, jaka przysługuje pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. poz. 167).

Wynika to z postanowień art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PDOF.

Należy zatem zauważyć, że w przypadku podróży służbowej na terenie kraju dieta wynosi obecnie 30 zł za dobę podróży (do końca lutego 2013 r. dieta wynosiła 23 zł). Natomiast przy wyjeździe zagranicznym wysokość diety zależy od docelowego państwa podróży.

Zapisów dotyczących diet z tytułu podróży służbowej przedsiębiorcy należy dokonać w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" podatkowej księgi przychodów i rozchodów - na podstawie dowodu wewnętrznego. Dowód ten, zwany rozliczeniem podróży służbowej, powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Tak stanowią § 14 ust. 2 pkt 5 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Wydatki na nocleg

Z kolei wydatki poniesione na nocleg przedsiębiorcy w czasie podróży służbowej zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w wysokości faktycznie poniesionej przez podatnika i odpowiednio udokumentowanej.

Zapisu tych kosztów dokonuje się w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" podatkowej księgi, na podstawie faktury lub rachunku za nocleg.

Inne wydatki poniesione w związku z podróżą przedsiębiorcy

Również inne wydatki poniesione w związku z podróżą służbową przedsiębiorcy (np. na przejazdy, dojazdy, opłaty za wstęp na targi, itp.) generalnie zalicza się do kosztów podatkowych w wysokości faktycznie poniesionej przez podatnika - oczywiście o ile zostały odpowiednio udokumentowane.

Koszty te ujmuje się w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" księgi podatkowej.

Jednakże w przypadku, gdy przedsiębiorca wyjechał w podróż służbową samochodem osobowym, który nie został wprowadzony do firmowej ewidencji środków trwałych, to stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PDOF, do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć tylko te udokumentowane wydatki, które nie przekraczają limitu wynikającego z prowadzonej przez niego ewidencji przebiegu pojazdu.

Przypomnijmy, że limit ten oblicza się mnożąc liczbę kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawkę za jeden kilometr przebiegu, która wynosi 0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³, a 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej powyżej 900 cm³ (ewidencji tej nie trzeba prowadzić tylko wówczas, gdy przedsiębiorca korzysta z samochodu osobowego na podstawie umowy leasingu).

Jeżeli zatem, w sytuacji przedstawionej w pytaniu, przedsiębiorca wyjechał w podróż służbową wynajętym od innej firmy samochodem osobowym, to udokumentowane wydatki związane z używaniem tego samochodu może uwzględnić w kosztach podatkowych tylko do wysokości tzw. kilometrówki.

Trzeba przy tym podkreślić, że zdaniem organów podatkowych, opłatę (czynsz) za wynajem samochodu osobowego przedsiębiorca powinien rozliczyć w ramach limitu "kilometrówki".

Taki pogląd organy podatkowe prezentują zgodnie od dłuższego czasu (a ostatnio m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 14 marca 2013 r., nr IPTPB3/423-464/12-2/GG, a także Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 11 stycznia 2013 r., nr IPPB1/415-1508/12-2/MT).

Należy się zatem spodziewać, że podobnie uzna organ podatkowy właściwy dla Czytelnika.

Z powyższym stanowiskiem organów podatkowych z reguły nie zgadzają się sądy administracyjne (m.in. NSA w wyroku z 17 października 2012 r., sygn. akt II FSK 467/11), jednak orzecznictwo w tej sprawie nie jest jednolite.