Diety za czas podróży służbowych odbywanych na przełomie lutego i marca 2013 r.

Jesteśmy firmą prywatną. W zakresie rozliczania podróży służbowych pracowników stosujemy powszechnie obowiązujące przepisy. Mamy wątpliwości, czy prawidłowo rozliczyliśmy diety za czas zagranicznej podróży pracownika, która rozpoczęła się w lutym, a zakończyła w marcu 2013 r. Prosimy o wyjaśnienie zasad i podanie przykładu rozliczenia diety za czas tej podróży. Czy zastosowanie wyższej stawki diety, zgodnej z przepisami nowego rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, wpłynie na zakres zwolnienia od podatku należności wypłaconej pracownikowi z tego tytułu?

Wydając pracownikowi polecenie wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, pracodawca musi się liczyć z koniecznością poniesienia wydatku z tytułu należności na pokrycie kosztów podróży poniesionych przez pracownika. Do ustalenia tych należności oraz ich wysokości pracodawcy ze sfery budżetowej obowiązani są stosować przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej wydane przez właściwego ministra. Regulacje te muszą stosować również pracodawcy z sektora pozabudżetowego, którzy warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej nie określają w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania ani w umowach o pracę (art. 77⁵ Kodeksu pracy).

Zwróć uwagę!

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 K.p.).

1. Zasady rozliczania diet

Pracodawcy, którzy w zakresie rozliczania podróży służbowych stosują przepisy rozporządzenia, mogli mieć problem z rozliczeniem podróży służbowych pracowników odbywanych na przełomie lutego i marca 2013 r. Z dniem 1 marca 2013 r. weszło bowiem w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), w którym uregulowano zasady rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych. Jednocześnie utraciły moc dwa wcześniej obowiązujące rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie tych podróży, z których jedno odnosiło się do podróży krajowej, a drugie do podróży zagranicznej. W nowym rozporządzeniu zabrakło jednak przepisów przejściowych wskazujących, jak rozliczyć podróż służbową, która miała miejsce na przełomie lutego i marca 2013 r., a więc w czasie gdy nastąpiła zmiana zasad jej rozliczania.

Nieuregulowanie wspomnianej kwestii zrodziło wątpliwości dotyczące m.in. ustalenia wysokości należnych diet za czas takiej podróży. W komentarzach odnoszących się do nowych przepisów pojawiały się propozycje, aby do rozliczenia podróży rozpoczętej w lutym a zakończonej w marcu 2013 r. zastosować przepisy nowe, z uwagi na to, że stare przepisy nie obowiązywały w momencie dokonywania rozliczenia delegacji (w marcu).

Takie rozwiązanie kłóci się jednak z zasadą niestosowania prawa wstecz. Wydaje się zatem, że w przypadku delegacji, która odbyła się na przełomie lutego i marca, właściwsze było ustalenie, jaka część podróży miała miejsce pod rządami dotychczasowych przepisów, a jaka pod rządami nowych przepisów, i wyliczenie kwoty należności przysługujących pracownikom w oparciu o proporcję ustaloną z uwzględnieniem czasu trwania tej podróży w każdym z tych miesięcy.

Przykład

Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową prywatnym samochodem. Podróż rozpoczął 27 lutego 2013 r. o godz. 7⁰⁰, a przekroczenie granicy nastąpiło o godz. 9⁰⁰. W drodze powrotnej pracownik przekroczył granicę 6 marca br. o godz. 9⁰⁰, a do miejsca zakończenia podróży dojechał o godz. 11⁰⁰.

Pracownik nabył prawo do pełnych 7 diet z tytułu podróży zagranicznej, gdyż jego pobyt za granicą trwał 7 dób, czyli łącznie 168 godzin, w tym:

39 godzin przypadło na luty, licząc od godz. 9⁰⁰27 lutego do godz. 24⁰⁰ 28 lutego,
129 godzin przypadło na marzec, licząc od godz. 0⁰⁰ 1 marca do godz. 9⁰⁰6 marca.

Ustalenie proporcji, według których należało obliczyć dietę w "starej" i "nowej" wysokości:

według starej stawki należało obliczyć 0,23 diety (39 godz. : 168 godz.),
według nowej stawki należało obliczyć 0,77 diety (129 godz. : 168 godz.).

2. Zwolnienie od podatku diet wypłacanych pracownikowi

Prawidłowe ustalenie wysokości diet ma znaczenie dla celów zwolnienia ich od podatku.

Diety i inne należności wypłacane pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) stanowią u niego przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. Przychód ten jest wolny od podatku dochodowego na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof. Stosownie do tego przepisu, zwolnieniem od podatku objęte są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy dotyczących rozliczania podróży służbowych pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Jak wcześniej wyjaśniono, do podróży służbowej odbywanej na przełomie lutego i marca 2013 r. wskazane było przyjęcie koncepcji o jej proporcjonalnym rozliczeniu w odniesieniu do czasu trwania tej podróży w każdym z tych miesięcy. Oznacza to również, że dietę za czas podróży odbytej w:

lutym 2013 r. należało obliczyć według stawki określonej w rozporządzeniu z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.),
marcu 2013 r. należało obliczyć według stawki określonej w rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. poz. 167).

Tak obliczone diety są wolne od podatku. Natomiast gdyby w analizowanym przypadku pracownikowi za czas zagranicznej podróży służbowej odbytej na przełomie lutego i marca 2013 r. wypłacone zostały diety w wysokości obliczonej z zastosowaniem wyższych stawek wprowadzonych na podstawie przepisów rozporządzenia obowiązującego od 1 marca 2013 r., to część tego świadczenia należałoby opodatkować podatkiem dochodowym. Konieczność taka nie wystąpi, jeżeli pracodawca zastosował przedstawiony wcześniej sposób rozliczenia tej podróży (tj. uwzględniając czas jej trwania przed i po zmianie przepisów).

Przykład

Przyjmujemy założenia jak w przykładzie przedstawionym wcześniej.

Rozliczając podróż służbową pracownika do Niemiec, pracodawca ustalił, że kwota diety za dobę podróży służbowej do Niemiec, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych obowiązującym:

do 28 lutego 2013 r. wynosiła 42 euro,
od 1 marca 2013 r. wynosi 49 euro.

Pracownik przebywał w podróży 7 dób, przy czym nie miał zapewnionych posiłków. Dieta należna pracownikowi wynosi łącznie 331,73 zł (67,62 zł + 264,11 zł). Należność ta obejmuje wartość diet obliczonych według dotychczasowych i nowych stawek: