Przegląd Podatku Dochodowego nr 4 (340) z dnia 20.02.2013

Nowe zasady rozliczania podróży służbowych

Począwszy od 1 marca 2013 r. do ustalenia należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej będą miały zastosowanie nowe regulacje. Określa je rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, opublikowane w Dz. U. pod poz. 167.

W rozporządzeniu tym uregulowano zasady rozliczania podróży służbowych krajowych i zagranicznych. Prawodawca, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców, podwyższył stawki diet, co w konsekwencji przełoży się na zwiększenie również innych należności, tj. ryczałtów na dojazdy oraz za noclegi. Ponadto w rozporządzeniu przyjęto rozwiązania, których celem jest wyeliminowanie pojawiających się wcześniej trudności związanych z rozliczaniem delegacji.

1. Dieta w czasie podróży krajowej lub zagranicznej

Wspomniane wcześniej podwyższenie stawek diet dotyczy podróży krajowych i zagranicznych. Kwota diety za dobę podróży krajowej od marca br. wynosić będzie 30 zł. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach, określone są w załączniku do rozporządzenia.

Od 1 marca br. w przypadku podróży np. do:

• Niemiec kwota diety za każdą dobę podróży zagranicznej będzie wynosić 49 euro (obecnie wynosi 42 euro), limitu za nocleg - 150 euro (obecnie wynosi 103 euro),
   
• Wielkiej Brytanii kwota diety za każdą dobę podróży zagranicznej będzie wynosić 35 funtów brytyjskich (obecnie wynosi 32 funty), limitu za nocleg - 200 funtów (obecnie wynosi 140 funtów).

Według nowych rozwiązań, kwota diety w podróży krajowej (podobnie jak w zagranicznej) będzie zmniejszana o koszt zapewnionego bezpłatnie częściowego wyżywienia. Przyjęto przy tym, że każdy posiłek stanowi odpowiednio w przypadku: śniadań i kolacji - 25% diety, a obiadu - 50% diety. Zgodnie z tą zasadą, dieta będzie podlegała zmniejszeniu również w razie korzystania przez pracownika z usługi hotelowej, w ramach której zostanie mu zapewnione wyżywienie.

2. Rozliczenie kosztów noclegu

Utrzymano zasadę, że koszty noclegu w podróży krajowej lub zagranicznej mogą być zwracane w formie ryczałtu lub na podstawie rachunku.

Ryczałt za każdy nocleg w podróży krajowej wyniesie 45 zł, czyli 150% diety, a w podróży zagranicznej - 25% kwoty limitu określonego w poszczególnych państwach.

Ograniczeniu podlega również wysokość zwrotu kosztów noclegu dokonywana na podstawie rachunku, co jest rozwiązaniem nowym w przypadku podróży krajowych. Tu limit zwracanych pracownikowi udokumentowanych kosztów noclegu wynosi 600 zł za jedną dobę (tj. 20 x 30 zł). Zwrot kosztów noclegu przekraczających wymieniony limit pracownik będzie mógł uzyskać tylko za zgodą pracodawcy wyrażoną w uzasadnionych przypadkach.

3. Zwrot kosztów przejazdu i innych uzasadnionych wydatków

Regulacje dotyczące zwrotu kosztów przejazdu oraz innych uzasadnionych wydatków są wspólne dla podróży krajowych i zagranicznych. Na uwagę zasługuje fakt doprecyzowania zasad zwrotu tych kosztów.

Zgodnie z przyjętymi rozwiązaniami, pracownik podróżujący środkami transportu publicznego może liczyć na zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu oraz wartości opłat dodatkowych, w tym miejscówki. Ustalając wysokość tych kosztów, uwzględnia się posiadane przez pracownika ulgi na dany środek transportu.

Ponadto, w dalszym ciągu, na swój wniosek i za zgodą pracodawcy, pracownik będzie mógł odbyć podróż służbową prywatnym samochodem, motocyklem lub motorowerem. Z tego tytułu będzie mu przysługiwał zwrot kosztów do wysokości tzw. kilometrówki.

Wspomniane opłaty, na gruncie nowych przepisów, wymienione zostały w przykładowym katalogu wydatków uważanych za inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową, określone lub ustalone przez pracodawcę, których zwrot będzie dokonywany pracownikom w udokumentowanej wysokości.