Udokumentowanie przebiegu pojazdu przez przedsiębiorcę i pracownika

Na potrzeby podróży służbowych odbywanych w prowadzonej przeze mnie działalności gospodarczej ja oraz mój pracownik wykorzystujemy swoje prywatne samochody osobowe. Czy abym mógł zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu używania tych samochodów, oprócz prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, powinienem posiadać także faktury dokumentujące poniesione wydatki?

Posiadanie faktur dokumentujących wydatki poniesione w związku z wykorzystywaniem na potrzeby działalności gospodarczej prywatnych samochodów jest konieczne w przypadku właściciela firmy odbywającego podróż służbową takim samochodem. Natomiast w przypadku pracownika nie ma potrzeby gromadzenia takich faktur.

Wydatki ponoszone przez właściciela firmy z tytułu używania do celów służbowych samochodu osobowego niezaliczonego do środków trwałych powinny zostać prawidłowo udokumentowane. Ponadto przedsiębiorca powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. W razie braku takiej ewidencji, omawianych wydatków przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 updof).

Wydatki ponoszone na eksploatację własnego samochodu osobowego przedsiębiorca rozlicza z uwzględnieniem limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 1 pkt 46 updof). W tym celu w każdym miesiącu, za który dokonywane jest rozliczenie, zobowiązany jest do porównywania narastająco wartości poniesionych wydatków z kwotą wynikającą z przemnożenia ilości przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku na podstawie dowodów ich poniesienia, nie może przekroczyć kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres. Przedsiębiorca, rozliczając wydatki na wykorzystywany przez siebie w firmie prywatny samochód osobowy, poza obowiązkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, zobowiązany jest więc dokumentować ponoszone z tego tytułu wydatki fakturami, rachunkami oraz innymi dowodami.

Natomiast wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej są rozliczane w kosztach firmy z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 23 ust. 1 pkt 36 updof. Wysokość tych wydatków nie może przekroczyć kwoty ustalonej jako iloczyn ilości przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonej w odrębnych przepisach. Ponadto pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Pracodawca powinien zatwierdzać tę ewidencję na koniec każdego miesiąca. Przepisy ustawy o PIT nie wymagają od pracownika dokumentowania ponoszonych na ten cel wydatków i przedstawiania pracodawcy dowodów ich poniesienia. Kosztem jest kwota stanowiąca iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.