podatek dochodowy, rozliczenia podatkowe, przychody podatkowe, koszty podatkowe
lupa
A A A

Gazeta Podatkowa nr 10 (1364) z dnia 2.02.2017

PIT od należności pracownika w podróży służbowej

Finansowanie lub zwracanie przez pracodawcę wydatków związanych z podróżą służbową zapewniają pracownikom przepisy prawa pracy. Jednocześnie w podatku dochodowym wszystkie należności uzyskane z tego tytułu przez pracowników stanowią dla nich przychód ze stosunku pracy. Dla wielu z nich ustawodawca przewidział jednak zwolnienie od podatku dochodowego.


Regionalni kierownicy sprzedaży odbywają krajowe podróże służbowe. Pracodawca rozważa ustalenie w regulaminie wynagradzania diet za dobę podróży w wysokości 60 zł lub dokonywanie zwrotu wydatków poniesionych na wyżywienie według przedłożonych rachunków. Czy takie świadczenia mogą korzystać ze zwolnienia od podatku?

Pracownicze należności za podróże służbowe na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof objęte są zwolnieniem od podatku dochodowego od osób fizycznych. Korzystają z niego do wysokości należności przysługujących z tytułu podróży służbowych - krajowych i zagranicznych - pracownikom tzw. budżetówki.

Przepisem regulującym wysokość tych świadczeń jest rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), Przewiduje ono zwrot kosztów wyżywienia w formie diety, która dla podróży krajowych wynosi obecnie 30 zł. W konsekwencji jeżeli wypłaty z tytułu poniesionych przez pracownika kosztów wyżywienia, czy to w postaci podwyższonej diety, czy też zwrotu rzeczywistych wydatków, przekraczają określoną przez przepisy rozporządzenia wysokość diety, to nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu (co potwierdzają w swoich rozstrzygnięciach organy podatkowe oraz sądy administracyjne) i oskładkowaniu. Stanowi ona przychód ze stosunku pracy w miesiącu otrzymania lub postawienia do dyspozycji pracownika (przykład).


Pracownicy w podróżach służbowych korzystają z prywatnych samochodów. Oprócz tzw. kilometrówki pracodawca od stycznia 2017 r. zwraca im również opłaty za autostrady oraz parkingi. Czy w tej sytuacji wszystkie te świadczenia pod kątem zwolnienia od podatku podlegają limitowaniu?

NIE. Wartość wskazanej w pytaniu kilometrówki stanowiącej zwrot pracowniczych kosztów przejazdu w podróży służbowej prywatnym samochodem organy podatkowe nakazują rozliczać po stronie pracownika jako wydatki z tytułu używania samochodu. Natomiast opłaty za parkingi klasyfikują jako inne udokumentowane wydatki, których zwrot nie został przez ustawodawcę ograniczony co do wysokości, jak i rodzaju. Prawidłowość takiej klasyfikacji tego rodzaju należności potwierdza również redakcja § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. W przepisie tym wskazano bowiem z nazwy, że inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową pracownika obejmują m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, za miejsca parkingowe, w przypadku odbywania podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy.

Wobec tego tylko zwrot kosztów przejazdu stanowi dla pracownika przychód zwolniony w ramach limitu kilometrówki. Natomiast przychód ze zwrotu opłat poniesionych przez pracownika w podróży służbowej na autostrady i parkingi korzysta ze zwolnienia od podatku w pełnej poniesionej wysokości.


Dotychczas wypłacałem swoim pracownikom ryczałty za noclegi w krajowych podróżach służbowych. Czy jeżeli będę im zwracał rzeczywiste koszty na podstawie przedłożonych faktur, to cała wartość takiego zwrotu będzie u nich korzystała ze zwolnienia od podatku?

W oparciu o § 8 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej obecnie za nocleg w hotelu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 600 zł. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wspomniany limit. Ponieważ przepisy nie definiują pojęcia "uzasadnione przypadki", należy przyjąć, że to w gestii pracodawcy leży rozstrzygnięcie czy wystąpiły takie okoliczności. Jeśli oceni, że miały one miejsce i zwróci pracownikowi poniesione z tego tytułu i potwierdzone rachunkiem wydatki, to wypłacona kwota w całości korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Przykład

Dieta z tytułu krajowej podróży służbowej określona w zakładowym regulaminie wynagradzania wynosi 60 zł. Załóżmy, że pracownik, którego miesięczne wynagrodzenie za pracę wynosi 5.000 zł, w lutym 2017 r. odbędzie podróż, która będzie trwała 5 dób. Z tego tytułu otrzyma diety w wysokości 300 zł, z czego wolne od opodatkowania i oskładkowania wyniosą 150 zł (tj. 5 × 30 zł).

Wyliczenie zaliczki za luty (przy podstawowych kosztach oraz 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1 ustawy o pdof, tj. 46,33 zł) przebiegnie następująco:

- wynagrodzenie za pracę 5.000 zł
- diety zwolnione z opodatkowania i oskładkowania 150 zł
- diety opodatkowane i oskładkowane 150 zł
- podstawa wymiaru składek ZUS
(5.000 zł + 150 zł)
5.150 zł
- składki ZUS (13,71%) 706,07 zł
- podstawa wymiaru składki zdrowotnej
(5.150 zł - 706,07 zł)
4.443,93 zł
- składka zdrowotna
• 9% 399,95 zł
• 7,75% 344,40 zł
- podstawa obliczenia zaliczki (po zaokrągleniu)
(5.150 zł - 706,07 zł - 111,25 zł)
4.333 zł
- zaliczka na podatek [(4.333 zł × 18%) - 46,33 zł] 733,61 zł
- zaliczka do US (po zaokrągleniu)
(733,61 zł - 344,40 zł)
389 zł
- do wypłaty dla pracownika
(5.000 zł + 150 zł + 150 zł - 706,07 zł - 399,95 zł - 389 zł).
3.804,98 zł

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)

www.PodatekDochodowy.pl - Podróże służbowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieDelegacji.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Prenumerata 2018 r. - www.sklep.gofin.pl
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

wrzesień 2017
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie podatku dochodowego, podatku VAT oraz innych podatków i opłat
Vademecum podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60