Podatek i składki ZUS od należności z tytułu podróży służbowej

Spółka z o.o. w regulaminie wynagradzania zapisała, że pracownikom za każdą rozpoczętą dobę krajowej podróży służbowej należy się dieta w wysokości 45 zł (pracodawca nie zwraca faktycznie poniesionych kosztów wyżywienia). Czy diety w takiej wysokości mogą w całości korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego? Czy ze zwolnienia od podatku korzystają także w całości należności z tytułu zwrotu kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem wystawionym przez hotel?

Diety za czas krajowej podróży służbowej korzystają ze zwolnienia od podatku w wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Należności z tytułu zwrotu kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem wystawionym przez hotel korzystają ze zwolnienia od podatku w całości, nawet gdy przekraczają limit przewidziany w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej, o ile pracodawca uzna, że koszty w takiej wysokości były uzasadnione.

1. Świadczenia z tytułu podróży w świetle przepisów Kodeksu pracy

Stosownie do przepisów art. 77⁵Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej należności te określa minister właściwy do spraw pracy. W tym zakresie obowiązuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwane dalej: rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej.

Rozporządzenie w sprawie podróży służbowej
dostępne jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl

Natomiast warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony wcześniej, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika z tzw. sfery budżetowej. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera stosownych postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

Pracodawcy spoza tzw. sfery budżetowej mogą więc samodzielnie ustalać warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych, pamiętając, by dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży krajowej bądź zagranicznej nie była niższa niż 30 zł za dobę podróży. Taką wysokość diety przewiduje bowiem aktualnie rozporządzenie w sprawie podróży służbowej.

2. Opodatkowanie diet

W związku z tym, że u pracownika przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania, takim przychodem są także m.in. diety wypłacone z tytułu odbytej przez pracownika podróży służbowej. Diety korzystają ze zwolnienia od podatku, do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof). Wobec tego wypłacone diety w części stanowiącej nadwyżkę ponad kwoty diet ustalonych w tym rozporządzeniu są u pracownika przychodem ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu.

Przykład

Pracodawca w regulaminie wynagradzania postanowił, że w przypadku odbywania przez pracownika krajowej podróży służbowej, dieta za każdą rozpoczętą dobę takiej podróży wynosi 45 zł. Pracownik udał się w podróż służbową, która trwała 2 doby i 8 godzin.

W związku z odbytą podróżą pracodawca wypłacił pracownikowi przysługujące mu diety w kwocie 135 zł (45 zł x 3), z czego 75 zł [(30 zł x 2) + (30 zł x 1/2)] korzysta ze zwolnienia od podatku, a 60 zł podlega opodatkowaniu. Pracodawca doliczył tę kwotę do wynagrodzenia pracownika i od łącznej kwoty ustalił dochód, od którego pobrał zaliczkę na podatek.

3. Opodatkowanie kwot z tytułu zwrotu kosztów noclegu

Należności z tytułu zwrotu kosztów noclegu w podróży służbowej także korzystają ze zwolnienia od podatku w ograniczonej wysokości. Przy czym ograniczenie to nie ma bezwzględnego charakteru.

Kwota z tytułu zwrotu kosztów noclegu, analogicznie jak przysługujące pracownikowi diety, korzysta ze zwolnienia od podatku, do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Przepis § 8 tego rozporządzenia przewiduje, że za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, tj. 600 zł (20 x 30 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wspomniany limit. Przepisy nie wskazują, co należy rozmieć przez "uzasadnione przypadki", które uprawniają do przyznania zwrotu kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limit. Można w związku z tym przyjąć, że w gestii pracodawcy leży rozstrzygnięcie, kiedy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w wysokości przewyższającej wymienioną kwotę.

Jeżeli pracodawca oceni, że okoliczności zaistniałe podczas krajowej podróży służbowej uzasadniały poniesienie wydatków na nocleg w kwocie przekraczającej limit i w związku z tym zwróci faktycznie poniesione przez pracownika z tego tytułu wydatki potwierdzone rachunkiem, to wypłacona kwota w całości korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego.

4. Oskładkowanie należności

Należności z tytułu podróży służbowej na terenie kraju są zwolnione z oskładkowania, do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236). Jeżeli pracodawca wypłaci pracownikowi diety z tytułu krajowej podróży służbowej w kwocie wyższej niż przewidziana w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, to od nadwyżki ponad tę kwotę będzie obowiązany naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Konieczność poboru składek ZUS nie wystąpi w przypadku uzasadnionego zwrotu kosztów noclegu przewyższających limit określony w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej.