Kiedy ratę leasingową zaliczyć do kosztów podatkowych?

Spółka jawna zawarła umowę leasingu, który do celów bilansowych i podatkowych jest leasingiem operacyjnym. Przedmiotem umowy jest samochód ciężarowy. Faktura z tytułu raty leasingowej została wystawiana w październiku 2016 r. z datą wykonania usługi w listopadzie 2016 r. Czy rata leasingowa jest kosztem podatkowym w październiku, czy w listopadzie?

Jeżeli spółka prowadzi księgi rachunkowe, to wydatek z tytułu raty leasingowej wynikający z faktury wystawionej w październiku 2016 r. powinna zaliczyć do kosztów podatkowych w dacie zarachowania w księgach. Jeżeli natomiast rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to wymieniony wydatek powinna zaliczyć do kosztów podatkowych w październiku 2016 r.

Ogólne zasady rozliczania przychodów i kosztów z tytułu zawieranych umów leasingu reguluje rozdział 4a updof.

Na podstawie art. 23b ust. 1 updof, opłaty ustalone w umowie leasingu, ponoszone przez korzystającego (przedsiębiorcę) w podstawowym okresie umowy z tytułu używania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych stanowią przychód finansującego i odpowiednio koszt uzyskania przychodów korzystającego, jeżeli:

1) umowa leasingu została zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji, jeżeli przedmiotem umowy leasingu są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne, albo została zawarta na okres co najmniej 5 lat, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym nieruchomości,

2) suma ustalonych opłat w umowie leasingu, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, a w przypadku zawarcia przez finansującego następnej umowy leasingu środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej będących uprzednio przedmiotem takiej umowy odpowiada co najmniej jego wartości rynkowej z dnia zawarcia następnej umowy leasingu.

W celu prawidłowego zaliczenia wydatków związanych z przedmiotem leasingu do kosztów uzyskania przychodów, oprócz spełnienia warunków umowy, należy mieć na uwadze generalną zasadę kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o której mowa w art. 22 ust. 1 updof. Zgodnie z tym przepisem, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof.

Kosztami będą zarówno koszty uzyskania przychodu pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim) - jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, powinien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 7 stycznia 2016 r., nr IPPB6/4510-344/15-4/AG).

Raty leasingowe opłacane przez korzystającego z tytułu objęcia w leasing samochodu ciężarowego wykorzystywanego w prowadzonej przez spółkę działalności gospodarczej spełniają przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 updof do uznania ich za koszty uzyskania przychodów. Opłaty te, jako niezwiązane z konkretnym przychodem korzystającego, stanowić będą koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie).

Moment potrącalności tych kosztów uzależniony jest od rodzaju urządzeń księgowych prowadzonych w firmie, tj. czy podatnik prowadzi pełną księgowość (księgi rachunkowe), czy księgowość uproszczoną w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W przypadku ustalania dochodu na podstawie ksiąg rachunkowych kwestia związana z momentem potrącalności kosztów uzyskania przychodów innych niż koszty bezpośrednio związane z przychodami została uregulowana w przepisach art. 22 ust. 5c i 5d updof. Stosownie do art. 22 ust. 5c updof, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

W myśl zaś art. 22 ust. 5d updof, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów (z pewnymi nieistotnymi w tym przypadku zastrzeżeniami), uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Jeżeli natomiast dochód ustalany jest na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to moment potrącalności kosztów innych niż bezpośrednio związanych z przychodami ustala się na podstawie art. 22 ust. 6b updof, tj. na dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

W przypadku więc, gdy spółka prowadzi:

księgi rachunkowe, to wydatek z tytułu raty leasingowej wynikający z faktury wystawionej w październiku 2016 r. powinna zaliczyć do kosztów podatkowych w dacie zarachowania w księgach,
podatkową księgę przychodów i rozchodów, to wymieniony wydatek powinna zaliczyć do kosztów podatkowych w październiku 2016 r.