Gazeta Podatkowa nr 40 (1081) z dnia 19.05.2014

Aktualizacja programu komputerowego

Firma nabyła aktualizację specjalistycznego oprogramowania komputerowego (wersja BOX) za kwotę 8.000 zł. W jaki sposób należy ten wydatek rozliczyć podatkowo?

Wykorzystywane w firmie komputerowe oprogramowanie użytkowe w wersji BOX, które można instalować, oprócz komputera, do którego zostało zakupione, również na np. innych jednostkach należących do podmiotu będącego nabywcą, stanowi odrębną od komputera wartość niematerialną i prawną. Podlega ona rozliczeniu w kosztach uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne lub ich bezpośrednie obciążenie wydatkiem na jego zakup (gdy wartość oprogramowania nie przekracza 3.500 zł).

Znaczna część programów komputerowych, spełniających kryteria do uznania ich za odrębne wartości niematerialne i prawne może podlegać, tak jak ma to miejsce w sytuacji opisanej w pytaniu, tzw. aktualizacji, czyli ulepszeniu w postaci unowocześnienia, przystosowania do zmienionych potrzeb użytkownika lub rozbudowy. Dokonanie aktualizacji wiąże się zazwyczaj z dodatkową opłatą, której wysokość może przekraczać nawet wartość pierwotnej wersji programu komputerowego.

Ulepszenie składników majątku trwałego zostało uregulowane w art. 22g ust. 17 ustawy o pdof oraz odpowiednio art. 16g ust. 13 ustawy o pdop (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.). Przepisy te dotyczą jednak wyłącznie środków trwałych. Nakłady poniesione na ulepszenie wartości niematerialnych i prawnych powinny, w zależności od okoliczności, zostać zaliczone w całości do kosztów uzyskania przychodów albo uznane za nową wartość niematerialną i prawną, podlegającą amortyzacji.

O tym, czy w wyniku ulepszenia programu komputerowego powstała nowa wartość niematerialna i prawna, decyduje to, czy podatnik w wyniku aktualizacji zawiera nowe umowy licencyjne, czy też zawarta została tylko jedna umowa z możliwością aktualizacji udostępnionego użytkownikowi oprogramowania. W sytuacji gdy aktualizacji programu komputerowego towarzyszy licencja, generalnie oznacza to dla podatnika nabycie nowej, odrębnej wartości niematerialnej i prawnej podlegającej amortyzacji. Jeżeli natomiast nabycie nowej aplikacji lub inny sposób ulepszenia programu następuje w ramach dotychczasowej licencji, nakłady z tym związane zaliczone zostaną bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Takie rozróżnienie wydatków na aktualizację oprogramowania akceptują organy podatkowe.