podatek dochodowy, rozliczenia podatkowe, przychody podatkowe, koszty podatkowe
lupa
A A A

Przegląd Podatku Dochodowego nr 24 (600) z dnia 20.12.2023

Zapewnienie pracownikowi wyżywienia w trakcie podróży służbowej

Pracownicy spółki z o.o. odbywają podróże służbowe na terenie kraju. Po powrocie przedkładają faktury wystawione na spółkę za noclegi oraz wyżywienie. Zdarza się, że koszty wyżywienia przekraczają wysokość diety. Niekiedy faktury dokumentują produkty spożywcze, z których pracownicy sami przygotowywali posiłki. Czy spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty posiłków, a także produktów spożywczych do przygotowywania posiłków przez pracowników w pełnej wysokości, czy jedynie do wysokości diety? Czy wymienione faktury są wystarczającymi dokumentami do rozliczenia kosztów podróży w kosztach uzyskania przychodów?

Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty posiłków oraz produktów spożywczych w poniesionej wysokości. Faktury za noclegi oraz wyżywienie wystawione na spółkę są wystarczającymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie kosztów, lecz by zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest wykazanie związku tych kosztów z przychodami (bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów), czemu w tym przypadku może służyć wystawione pracownikowi na piśmie polecenie wyjazdu służbowego.

1. Regulacje kodeksowe dotyczące podróży służbowych

Przepisy Kodeksu pracy określają, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania takich należności określa w drodze rozporządzenia minister właściwy do spraw pracy. Rozporządzenie to obejmuje jedynie pracowników zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Obowiązującym aktem prawnym w tym zakresie jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Natomiast warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym u innego pracodawcy niż wymieniony w powołanym rozporządzeniu określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Przy czym postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera stosownych postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów wspomnianego rozporządzenia.

Tak wynika z art. 775 Kodeksu pracy.

2. Koszty wyżywienia

Mając na uwadze powołane wcześniej regulacje, zakładamy, że spółka nie stosuje przepisów rozporządzenia, lecz posiada wewnętrzne przepisy normujące zasady rozliczania należności z tytułu podróży służbowych odbywanych przez pracowników, które określają m.in. reguły finansowania pracownikom kosztów wyżywienia w trakcie podróży służbowej.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie wykluczają kosztów podróży służbowych pracowników z kosztów uzyskania przychodów, poza wyjątkiem dotyczącym używania przez pracowników prywatnych samochodów. Ustawodawca w art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i ust. 5 updop uregulował, że w przypadku wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej kosztem podatkowym nie są wydatki w wysokości przekraczającej tzw. kilometrówkę, czyli kwotę stanowiącą iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Wracając natomiast do wydatków na wyżywienie, takie wydatki ponoszone w związku z podróżami pracowników odbywanymi w interesie spółki mogą przyczyniać się do osiągnięcia przychodów (względnie do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów). Mogą więc być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Nie ma tutaj znaczenia fakt, że przekraczają wartość diety. Wyrażony pogląd potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 3 lipca 2017 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.22.2017.1.AB.

Obowiązek zapewnienia pracownikom całodziennego wyżywienia w podróży służbowej może być realizowany poprzez sfinansowanie im kosztów nabycia artykułów spożywczych, z których pracownicy sami przygotowują posiłki. Nie ma przeszkód natury prawnej, by koszty takich artykułów znalazły się w kosztach uzyskania przychodów. Trzeba jednak mieć na uwadze, że firmowe koszty powinny być racjonalne i ekonomicznie uzasadnione. Dlatego ilość nabytych produktów spożywczych powinna być odpowiednia, tj. niezbędna w celu zaspokojenia potrzeb żywieniowych jedynie w czasie odbywanych podróży.

3. Dokumentowanie kosztów

Przepisy ustawy o CIT wprost nie regulują kwestii związanych z dokumentowaniem zdarzeń gospodarczych. Z treści art. 9 ust. 1 updop wynika, że podatnicy są jednak obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m updop.

Problematykę dokumentowania kosztów na potrzeby prowadzenia ewidencji księgowej normują przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Stosownie do art. 20 ust. 2 pkt 1 tej ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych, stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej, są dowody księgowe zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów.

W analizowanej sytuacji koszty noclegów i wyżywienia pracowników w trakcie podróży służbowej potwierdzane są takimi dowodami. Niemniej do celów podatkowych spółka powinna również wykazać, że koszty te mają związek z prowadzoną działalnością i uzyskiwanymi przychodami. Może temu służyć wystawione przez pracodawcę polecenie wyjazdu służbowego, powszechnie zwane delegacją.

www.PodatekDochodowy.pl - Podróże służbowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.UmowyCywilnoprawne.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

luty 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
25
27
28
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie podatku dochodowego, podatku VAT oraz innych podatków i opłat
Vademecum Podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.