podatek dochodowy, rozliczenia podatkowe, przychody podatkowe, koszty podatkowe
lupa
Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 8 (943) z dnia 10.03.2017

Wydatki poniesione w podróży służbowej dokumentowane paragonami a koszty podatkowe pracodawcy

Pracownicy w trakcie podróży służbowej (krajowej i zagranicznej) ponoszą wydatki m.in. na paliwo, autostrady, parkingi, które dokumentowane są paragonami, niespełniającymi wymogów dowodu księgowego. Na podstawie ww. dowodów, zwracamy pracownikom poniesione wydatki. Czy wydatki te możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Generalnie wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy, gdyż są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (z ustawowymi ograniczeniami). Ujęcie tych wydatków w kosztach podatkowych uzależnione jest m.in. od tego, czy podróż służbowa jest przez pracowników odbywana samochodem służbowym, czy prywatnym. Należy mieć przy tym na uwadze właściwe udokumentowanie tych wydatków.

Podróż służbowa odbywana prywatnym samochodem pracownika

Jeśli podróż służbowa jest odbywana prywatnym samochodem pracownika, wówczas należy wziąć pod uwagę regulacje zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o PDOP.

paragraf Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o PDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika (tu: pracodawcy) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej limit tzw. "kilometrówki" (czyli kwotę stanowiącą iloczyn przejechanych w celach służbowych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu).

Warunkiem ujęcia ww. wydatków w kosztach podatkowych (w ramach limitu "kilometrówki") jest prowadzenie ewidencji przebiegu tych pojazdów. Jej brak skutkuje tym, że wydatki z tytułu używania ww. samochodów nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Aktywne druki i formularze Wzór ewidencji przebiegu pojazdu
dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl
w dziale Podatki dochodowe


UWAGA!
Zgodnie z § 5 ust. 2-3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), pracownik do rozliczenia kosztów podróży załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania). Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.


W przypadku podróży służbowej odbywanej prywatnym samochodem pracownika, wydatki na zakup paliwa zużytego w tej podróży są pracownikowi zwracane w ramach "kilometrówki" i pracownik nie musi przedkładać pracodawcy faktur czy paragonów, dokumentujących te wydatki. Wydatki wynikające z takiej faktury/paragonu i tak nie będą brane pod uwagę przy zwrocie należności z tytułu podróży służbowych.

Biorąc pod uwagę fakt, iż wydatki na paliwo, użyte w trakcie podróży służbowej odbytej prywatnym samochodem pracownika, są kosztem używania samochodu, podlegają one ujęciu w kosztach podatkowych w ramach limitu "kilometrówki". Bez znaczenia w tym przypadku jest to, w jaki sposób (i czy w ogóle) wydatki te są dokumentowane.

Odnosząc się natomiast do wydatków na opłaty za autostrady/parkingi, ponoszonych w trakcie podróży służbowej pracownika (odbywanej jego prywatnym samochodem) przypomnijmy, że organy podatkowe uważają, że są to wydatki z tytułu używania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej i w związku z tym podlegają ujęciu w kosztach podatkowych w ramach limitu "kilometrówki".

Więcej przeczytasz w Pisaliśmy o tym
Biuletynie Informacyjnym nr 7 z 1.03.2017 r.
na str. 10-14

Zatem gdy pracodawca zwraca pracownikowi, odbywającemu podróż służbową prywatnym samochodem, koszty przejazdu w wysokości kilometrówki, a oprócz tego równowartość poniesionych opłat za autostrady/parkingi, wówczas kwota zwrotu dotycząca tych opłat nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Bez znaczenia pozostaje tu sposób udokumentowania tych wydatków.

Podróż służbowa odbyta samochodem należącym do pracodawcy

W sytuacji, gdy pracownik odbywa podróż służbową samochodem stanowiącym własność pracodawcy, to wydatki na zakup paliwa czy opłaty za autostrady/parkingi, ponoszone w trakcie podróży służbowej pracownika, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, bez ograniczenia limitem "kilometrówki".

Należy mieć na uwadze, że jednym z warunków, jakie muszą być spełnione, aby dany wydatek stanowił koszt podatkowy, jest jego właściwe udokumentowanie. Jednocześnie ustawodawca nie określił, w jaki sposób należy dokumentować koszty na potrzeby podatku dochodowego.

wykrzyknik Organy podatkowe uważają, że dokument, który spełnia wymogi do uznania go za dowód księgowy dla celów bilansowych, może być uznany za dokument stanowiący podstawę do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.

Tak uznał np. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 22 września 2016 r., nr IBPB-1-2/4510-637/16-1/AnK. W interpretacji tej organ podatkowy wskazał ponadto, że posiadanie dokumentu spełniającego bilansową definicję "dowodu księgowego" może nie być wystarczające do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych. Podatnik ma bowiem obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany), ale wykazać także, że został on poniesiony w celu osiągnięcia przychodu.

Elementy, jakie powinien zawierać dokument, aby mógł zostać uznany za dowód księgowy, określone zostały w art. 21 ustawy o rachunkowości. W przepisie tym wskazano, że ww. dowód powinien zawierać m.in. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej. Można jednak zaniechać zamieszczania tych informacji, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.

Paragony z reguły nie zawierają wszystkich elementów określonych w ww. przepisie (tj. nie zawierają m.in. danych nabywcy). W praktyce przyjmuje się na ogół (choć można spotkać też inne stanowisko), że paragony - po odpowiednim ich uzupełnieniu (poprzez wpisanie na odwrocie paragonu brakujących niezbędnych danych) - mogą zostać uznane za dowody księgowe, stanowiące podstawę ujęcia wydatku w księgach rachunkowych. To oznacza, że paragony takie mogą również stanowić podstawę ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów.

Naszym zdaniem, obowiązek uzupełnienia paragonu o brakujące dane nie powinien dotyczyć sytuacji, gdy paragony te są dołączane do rozliczenia kosztów podróży służbowej dokonanego na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego" lub na dowodzie wewnętrznym "Rozliczenie kosztów podróży służbowej". Paragony te, wraz z "Rozliczeniem podróży służbowej"/"Poleceniem wyjazdu służbowego", mogą być również podstawą ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy.

www.PodatekDochodowy.pl - Podróże służbowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieDelegacji.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

marzec 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28
29
30
31
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie podatku dochodowego, podatku VAT oraz innych podatków i opłat
Vademecum Podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.