Podatkowe rozliczanie umów zlecenia

Zasady opodatkowania należności wynikających z umów zlecenia wciąż budzą wątpliwości zleceniodawców. Zastanawiają się oni, w jakich sytuacjach mają pobrać zryczałtowany podatek dochodowy, a w jakich zaliczkę na podatek. Może być również tak, że zleceniodawca w ogóle nie jest zobowiązany do poboru podatku (zaliczki) od należności z umowy zlecenia.

Obowiązki płatnika

Jeżeli zleceniodawca posiada złożone przez podatnika (zleceniobiorcę) oświadczenie, że wykonywane przez niego usługi wchodzą w zakres prowadzonej działalności gospodarczej, to zleceniodawca nie pełni obowiązków płatnika (art. 41 ust. 2 ustawy o pdof). Przychody te opodatkuje zleceniobiorca-przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności.

Na zleceniodawcy nie ciążą także obowiązki płatnika, gdy umowa zlecenia zawarta została pomiędzy dwoma osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Obowiązek opodatkowania przychodów z umowy zlecenia zawartej między osobami prywatnymi spoczywa na zleceniobiorcy.

W pozostałych przypadkach to zleceniodawca generalnie obowiązany jest do poboru zaliczki (podatku) od należności z umowy zlecenia.

Sposób opodatkowania

O sposobie opodatkowania umowy zlecenia zawartej z osobą mającą miejsce zamieszkania w Polsce nie decyduje płatnik ani podatnik. To z przepisów ustawy o pdof wynika, kiedy należy opodatkować należności z takiej umowy zryczałtowanym podatkiem dochodowym, a kiedy pobrać zaliczkę na podatek. Art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy stanowi, że od przychodu z umowy zlecenia pobiera się zryczałtowany podatek dochodowy, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

1) kwota należności określona w umowie nie przekracza 200 zł,

2) umowa została zawarta z osobą niebędącą pracownikiem płatnika.

Zryczałtowany podatek dochodowy wynosi 18% przychodu. Podatek ten pobiera się od przychodu bez pomniejszania go o koszty uzyskania przychodu i o składki na ubezpieczenia społeczne. Natomiast podatku obliczonego w formie ryczałtu nie zmniejsza się o składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Jeżeli umowa zlecenia zawarta z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie określa wprost kwoty należności, a jedynie sposób jej wyliczenia, wówczas płatnik nie może pobrać zryczałtowanego podatku.

Gdy kwota wynikająca z umowy jest wyższa niż 200 zł lub umowa zawarta została z pracownikiem płatnika, a także gdy kwota należności nie jest wprost określona w umowie zlecenia, zleceniodawca obowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 41 ustawy o pdof. Zaliczkę na podatek pobiera się stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne (o ile występuje obowiązek ich poboru), najniższą stawkę podatkową określoną w skali podatkowej, tj. 18% (lub stawkę 32% - na wniosek zleceniobiorcy). Obliczoną w ten sposób zaliczkę pomniejsza się o składkę na ubezpieczenie zdrowotne (o ile występuje obowiązek jej poboru), pobraną ze środków podatnika (zmniejszenie nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki).

Ujęcie w kosztach

Wynagrodzenie z umowy zlecenia jest kosztem podatkowym w momencie, w którym zostało wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji zleceniobiorcy. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o pdop. Także składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez zleceniodawcę stanowią koszt podatkowy w dniu ich opłacenia do ZUS (art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 57a ustawy o pdop).

Przykład 1

Spółka z o.o. zawarła umowę zlecenia z osobą niebędącą pracownikiem spółki na posprzątanie terenów zielonych wokół jej siedziby. W umowie odpłatność określono w wysokości 10 zł za godzinę pracy. Wykonanie prac zajęło zleceniobiorcy 10 godzin, za co uzyskał on wynagrodzenie w kwocie 100 zł. W związku z tym, że umowa zlecenia nie określa wprost kwoty należności, a wyłącznie sposób jej wyliczenia będący iloczynem stawki godzinowej i czasu wykonywania zlecenia, płatnik zobowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek.

Przykład 2

Na okres od maja do lipca 2015 r. spółka jawna zawarła umowę zlecenia z osobą niebędącą jej pracownikiem. W umowie jest zapis, że wynagrodzenie wynosi 450 zł i będzie wypłacane co miesiąc po 150 zł. Należność określona w umowie zlecenia przekracza 200 zł, zatem płatnik obowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek. Bez znaczenia jest fakt, iż należność będzie wypłacana co miesiąc po 150 zł.

Przykład 3

Przedsiębiorca wypłaci w maju 2015 r. osobie niebędącej jego pracownikiem wynagrodzenia z dwóch umów zlecenia. Należność w każdej z tych umów określona jest w kwocie 170 zł. Od każdej z tych umów płatnik pobierze zryczałtowany podatek dochodowy. Należności wynikających z poszczególnych umów nie należy bowiem sumować. Istotne jest, by kwota należności określona w danej umowie, a nie umowach, nie przekraczała 200 zł.

Przykład 4

Pani Anna w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (usługi porządkowe) zawarła umowę zlecenia ze spółką z o.o. na posprzątanie biura spółki. Kwota należności wynosi 200 zł, a pani Anna nie jest pracownikiem spółki. Spółka z o.o. nie pełni tu roli płatnika. Przychody z umowy zlecenia pani Anna powinna doliczyć do przychodów z działalności gospodarczej i opodatkować.

Przykład 5

Przedsiębiorca 31 marca 2015 r. zawarł umowę zlecenia na okres od 1 kwietnia do 31 maja 2015 r. Wypłata należności wynikającej z tej umowy nastąpi 2 czerwca 2015 r. Wynagrodzenie z tej umowy przedsiębiorca zaliczy do kosztów podatkowych w dniu 2 czerwca 2015 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)