Certyfikat rezydencji podatkowej otrzymany od zagranicznego kontrahenta drogą elektroniczną

Czy wystarczy, że płatnik podatku u źródła w celu skorzystania z preferencji wynikających z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania będzie dysponować certyfikatem rezydencji zagranicznego podatnika otrzymanym drogą elektroniczną (w postaci skanu)?

Według organów podatkowych oraz sądów administracyjnych, płatnik podatku u źródła w celu skorzystania z preferencji wynikających z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania powinien dysponować oryginałem certyfikatu rezydencji.

Certyfikat rezydencji podatkowej to dokument urzędowy potwierdzający dla celów podatkowych miejsce zamieszkania lub miejsce siedziby podatnika, wydany przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca odpowiednio zamieszkania lub siedziby podatnika (art. 5a pkt 21 updof oraz art. 4a pkt 12 updop).

Certyfikaty rezydencji nie mają ujednoliconych wzorów, skutkiem czego, jedne wskazują okres, którego dotyczą, inne nie. W przypadku gdy certyfikat nie zawiera okresu ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania. Jeżeli w ciągu tych dwunastu miesięcy miejsce zamieszkania lub miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie, podatnik jest obowiązany do niezwłocznego udokumentowania miejsca odpowiednio zamieszkania lub siedziby dla celów podatkowych nowym certyfikatem. W sytuacji gdy podatnik nie wywiąże się z tego obowiązku, to właśnie on poniesie odpowiedzialność z tytułu niepobrania podatku przez płatnika bądź pobrania go w wysokości niższej od należnej. Płatnik nie ponosi odpowiedzialności za niepobrany podatek lub pobrany w wysokości niższej od należnej, w sytuacji gdy:

podatnik przed upływem dwunastu miesięcy zmienił miejsce zamieszkania lub siedziby dla celów podatkowych i nie powiadomił o tym fakcie płatnika, a jednocześnie
z żadnych dokumentów znajdujących się w posiadaniu płatnika (w szczególności faktur i umów) nie wynika, że podatnik zmienił miejsce odpowiednio zamieszkania lub siedziby dla celów podatkowych.

W tej sytuacji odpowiedzialność za nieprawidłowo potrącony podatek lub za niepobranie podatku ponosi podatnik. Tak stanowią przepisy art. 41 ust. 9a-9d updof oraz art. 26 ust. 1i-1l updop.

Posiadanie przez polskiego przedsiębiorcę ważnego certyfikatu rezydencji zagranicznego kontrahenta pozwala pobierać podatek u źródła w niższej wysokości lub nie pobierać go wcale, jeśli postanowienia odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, której Polska jest stroną, na to zezwalają.

Polskie organy podatkowe uważają, że płatnicy podatku dochodowego, jeśli pobierają podatek według korzystniejszych zasad uregulowanych w umowach bilateralnych, powinni posiadać papierowy oryginał certyfikatu rezydencji wystawionego przez właściwy organ administracji podatkowej obcego państwa. Dokument taki może mieć postać elektroniczną, jedynie w przypadku gdy przepisy prawne obcego państwa nie przewidują możliwości wydania omawianego certyfikatu w formie papierowej. Taki pogląd wyraził np. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 2 marca 2016 r., nr ITPB3/4510-16/16/DK.

Również WSA w Krakowie w wyroku z 30 czerwca 2016 r., sygn. akt I SA/Kr 104/16 stwierdził, że płatnik, który nie posiada oryginału albo poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii certyfikatu rezydencji, a dysponuje tylko kopią tego dokumentu, nie może zastosować przepisów umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zdaniem Sądu: "(...) na płatniku ciąży obowiązek posiadania oryginału albo poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii zagranicznych certyfikatów rezydencji swoich kontrahentów, a ich brak wyklucza zastosowanie stawek, wynikających z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Wykorzystanie kserokopii certyfikatu rezydencji (...) do celów dowodowych jest oczywiście możliwe, skoro tego rodzaju środek dowodowy oceniany ma być łącznie z pozostałymi dowodami. Jednak dla zastosowania umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania niezbędne jest, by płatnik posiadał dokument w postaci oryginału albo poświadczonej kopii certyfikatu".