Zwrot kosztów noclegów przedstawicielom handlowym a przychód podatkowy

(interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 16 lutego 2015 r., nr IPTPB1/415-694/14-2/AG; zamieszczona na stronie internetowej Ministerstwa Finansów)

"(…) Wnioskodawca - Spółka akcyjna zatrudnia na podstawie umów o pracę przedstawicieli handlowych. Miejscem wykonywania pracy przez tych pracowników jest obszar województwa. Zdarza się, że w przypadku określonej grupy przedstawicieli handlowych charakter pracy wymaga stałego przemieszczania się i wykonywania pracy poza obszarem danego województwa (spotkania z partnerami handlowymi, wizyty u dystrybutorów produktów Spółki) i w związku z tym Spółka rozważa rozszerzenie wskazanego w umowach o pracę miejsca zatrudnienia z województwa na obszar kilku województw.

Wspomniane wyjazdy będą odbywać się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są nieodłącznym, stałym elementem wykonywania pracy przez pracownika, wynikającym z charakteru i treści zawartej umowy o pracę, dlatego też Spółka nie będzie ich traktować jako podróży służbowych (delegacji) w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Z tego też względu Spółka nie planuje wypłacać diet i innych należności przysługującym pracownikom, zgodnie z Kodeksem pracy, w przypadku podróży służbowych.

W trakcie wykonywania pracy przedstawiciele handlowi będą ponosić wydatki na noclegi związane z wykonywaną pracą. Przedstawiciele handlowi przedstawiają Spółce na potwierdzenie dokonanych wydatków faktury, rachunki lub paragony. Spółka zwróci pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Zwrotowi podlegać będą tylko koszty uzasadnione i nieprzekraczające limitów ustalonych w wewnętrznych regulaminach Spółki. Wspomniane dokumenty wystawiane będą na Spółkę, tj. Spółka będzie wskazana na fakturach i rachunkach jako nabywca usług.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy Spółka powinna traktować zwrot wydatków noclegowych poniesionych przez przedstawicieli handlowych jako przychód ze stosunku pracy oraz pobrać i odprowadzić z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

(…) Odnosząc się do kwestii zwrotu pracownikom wydatków na noclegi, należy wskazać, że na gruncie przepisów prawa pracy nie ma przeszkód, aby katalog świadczeń związanych z pracą obowiązujący u danego pracodawcy przewidywał zapewnienie pracownikowi noclegu bądź zwrot kosztów noclegu związanego z wykonywaniem zadań służbowych poza miejscowością zamieszkania pracownika. Nie oznacza to jednak, że zapewnienie tego rodzaju świadczeń należy do obowiązków pracodawcy. Stąd zwrot pracownikowi zwiększonych kosztów wykonywania pracy (niemający charakteru wynagrodzenia za pracę) stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy.

Jednocześnie świadczenia w postaci zapewnienia pracownikowi noclegu (zwrotu kosztów za nocleg) nie można utożsamiać z ustawowymi obowiązkami pracodawcy związanymi z porządkiem w zakładzie pracy, w tym z organizacją pracy lub wyposażeniem pracowników w narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy.

(…) W przypadku, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, Wnioskodawca nie wystawia poleceń wyjazdów służbowych dla pracowników oraz pracodawca nie wypłaca diet i ryczałtów za nocleg - tak jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie - do świadczeń otrzymanych przez tych pracowników (których miejscem wykonywania pracy jest pewien obszar geograficzny) nie ma możliwości zastosowania zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14 - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.

Zgodnie z art. 21 ust. 14 ww. ustawy, zwolnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 19, ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane wyżej przepisy prawa, stwierdzić należy, że skoro Wnioskodawca ponosić będzie wydatki za noclegi w czasie podróży pracownika (przedstawiciela handlowego) w związku z jego wyjazdami - niebędącymi podróżami służbowymi - w ramach wykonywania obowiązków pracowniczych na rzecz Wnioskodawcy - to wartość tego świadczenia (noclegu) - wbrew twierdzeniu Wnioskodawcy - stanowić będzie dla pracownika nieodpłatne świadczenie i jako przychód ze stosunku pracy będzie korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł (podkreśl. red.).

Wartość świadczenia - przekraczająca miesięcznie kwotę 500 zł - ponoszona przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania ww. pracownika, Wnioskodawca będzie miał obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego temu pracownikowi w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ww. ustawy. (…)"

Od redakcji:

Przypominamy, że odmiennie uznał NSA w wyrokach: z 2 października 2014 r., sygn. akt II FSK 2387/12 i z 19 września 2014 r., sygn. akt II FSK 2280/12. W pierwszym z ww. wyroków uznano, że jeżeli w związku z realizacją celów służbowych poza siedzibą pracodawcy pracownik korzysta z noclegu, a następnie pracodawca zwraca mu koszty poniesione na ten cel, u pracownika nie powstaje przychód ze stosunku pracy.

Pisaliśmy o tym w Biuletynie Informacyjnym: nr 6 z 2015 r., w artykule pt. "Nieodpłatne noclegi opłacone przez pracodawcę a przychód u pracownika - wyrok NSA" oraz nr 36 z 2014 r., w artykule pt. "Koszty noclegu pracownika poza siedzibą firmy a powstanie przychodu ze stosunku pracy - wyrok NSA".