Podatkowe rozliczenie kosztów zakupu paliwa do samochodu przed jego przerejestrowaniem

Podatnik nabył używany samochód. Przed jego przerejestrowaniem wykorzystywał samochód na potrzeby osobiste oraz prowadzonej działalności gospodarczej. Czy poniesione w tym okresie wydatki z tytułu używania samochodu na potrzeby działalności, udokumentowane fakturami niezawierającymi numeru rejestracyjnego, mogą być ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako koszty podatkowe?

Brak numeru rejestracyjnego na fakturze zakupu paliwa oraz fakt poniesienia wydatku przed przerejestrowaniem samochodu nie wyklucza możliwości zaliczenia tego wydatku do kosztów podatkowych.

W przypadku gdy nowy właściciel używa nieprzerejestrowanego samochodu na potrzeby osobiste oraz prowadzonej działalności gospodarczej, jako koszty uzyskania przychodów może rozliczać wydatki poniesione w związku z wykorzystaniem tego samochodu na cele działalności. Należy przy tym pamiętać, że o ile samochód należy do kategorii samochodów osobowych w rozumieniu art. 5 pkt 19a updof, a nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, wówczas wydatki związane z jego używaniem dla potrzeb działalności kwalifikują się do kosztów podatkowych:

• w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra,
   
• pod warunkiem, że w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu.

Stawki za 1 km przebiegu dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Wynika tak z art. 23 ust. 1 pkt 46 i ust. 5 updof.

Koszty używania samochodu na potrzeby działalności gospodarczej należy wpisywać w podatkowej księdze przychodów i rozchodów:

• w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" (ust. 13 objaśnień do podatkowej księgi zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz. U. z 2014 r. poz. 1037),
   
• na podstawie miesięcznego zestawienia wydatków sporządzonego w oparciu o dowody potwierdzające ich faktyczne poniesienie (np. faktury zakupu paliwa).

Wymaga podkreślenia, że od 2013 r. nie ma obowiązku zamieszczania numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturze dotyczącej zakupu paliwa. W rezultacie faktura zakupu paliwa niezawierająca numeru rejestracyjnego pojazdu jest prawidłowym dowodem poniesienia kosztu. Brak numeru rejestracyjnego na fakturze nie wyklucza wydatku z kosztów uzyskania przychodów. Na podatniku spoczywa jednak obowiązek wykazania w inny sposób, że wydatek udokumentowany fakturą bez numeru rejestracyjnego pojazdu jest związany z działalnością gospodarczą, a zatem mógł być ujęty w kosztach podatkowych.