Rozliczanie kosztów używania w firmie wynajętego samochodu osobowego

W styczniu 2018 r. na cele prowadzonej działalności gospodarczej na okres kilku dni wynająłem samochód osobowy. W trakcie wynajmu tego samochodu poniosłem wydatki na czynsz najmu, zakup paliwa, opłaty za autostrady i miejsca parkingowe. Czy mam prawo rozliczyć je w kosztach podatkowych?

Czynsz najmu, jak i pozostałe koszty związane z wynajętym samochodem osobowym używanym w działalności gospodarczej podlegają rozliczeniu w kosztach podatkowych, ale na odmiennych zasadach.

Ewidencja przebiegu pojazdu dostępna jest w serwisie www.druki.gofin.pl.

Nakłady ponoszone w związku z wykorzystywaniem w działalności gospodarczej wynajętego samochodu osobowego spełniają ogólne warunki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Jednak w zakresie ich rozliczenia w kosztach podatkowych konieczne jest uwzględnienie uregulowań wynikających z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Na mocy tego przepisu ustawodawca wyłączył z kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu używania na cele działalności gospodarczej samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, w części przekraczającej kwotę wynikającą z tzw. kilometrówki, tj. pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Dla ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. W przypadku nieprowadzenia takiej ewidencji wydatki podlegają w całości wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów.

Przyjmuje się, że wydatki poniesione z tytułu używania wynajmowanego samochodu osobowego, które podlegają rozliczeniu w ramach tzw. kilometrówki, obejmują m.in.: zakup paliwa, części zamiennych, bieżące naprawy i konserwacje, opłaty za przejazdy autostradami oraz opłaty parkingowe. Do kosztów tych nie zalicza się natomiast opłat (czynszu) za wynajęcie samochodu osobowego. Są one bowiem związane z uzyskaniem tytułu prawnego umożliwiającego używanie takiego samochodu. Tak uznał Minister Finansów w interpretacji ogólnej z dnia 8 listopada 2013 r., nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005. Stąd czynsz najmu może być rozliczony bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów w pełnej poniesionej wysokości.

Zatem wydatki na zakup paliwa, opłaty za autostrady i miejsca parkingowe poniesione w związku z użytkowaniem w działalności gospodarczej wynajętego samochodu osobowego Czytelnik może uznać za koszty podatkowe do wysokości limitu tzw. kilometrówki. W tym celu musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Natomiast czynsz najmu będzie u niego kosztem w pełnej poniesionej wysokości.

Przykład

W styczniu 2018 r. podatnik wynajął samochód osobowy o pojemności skokowej silnika 1.600 cm³. Załóżmy, że w miesiącu tym poniósł wydatek na opłacenie czynszu najmu w wysokości 1.000 zł, a ponadto wydatki związane z używaniem tego pojazdu, które wyniosły 2.120 zł (w tym koszty paliwa - 1.320 zł, opłaty za autostrady - 700 zł, opłaty za miejsca parkingowe - 100 zł).

Z prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że faktyczna liczba przejechanych tym autem kilometrów wyniosła w styczniu 2018 r. 2.500 km. Zatem limit kilometrówki wyniósł 2.089,50 zł, tj. 2.500 km × 0,8358 zł.

W związku z tym, że wydatki związane z używaniem wynajętego samochodu przekroczyły wskazany limit, do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatki związane z używaniem wynajętego samochodu w wysokości 2.089,50 zł. Natomiast czynsz najmu w kwocie 1.000 zł podatnik w całości rozliczy w kosztach uzyskania przychodów.