Niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu na fakturze dokumentującej zakup paliwa

Pracownik spółki z o.o. po powrocie z podróży służbowej odbytej samochodem służbowym przekazał fakturę dokumentującą zakup paliwa. Na fakturze widniał numer rejestracyjny samochodu służbowego sprzedanego już przez firmę. Pracownik napisał wyjaśnienie, że przez pomyłkę podał sprzedawcy niewłaściwy numer rejestracyjny samochodu. Czy niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu na fakturze dyskwalifikuje wydatek jako koszt podatkowy?

Niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu na fakturze nie przesądza o braku możliwości ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatku na zakup paliwa udokumentowanego tą fakturą.

Ustawa o CIT definiuje koszty uzyskania przychodu jako te, które są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop (art. 15 ust. 1 updop).

Zatem poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowym z przychodami. Oznacza to, że wydatki takie są uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, gdyż w rezultacie ich poniesienia podatnik może oczekiwać zwiększenia przychodów. Kosztami podatkowymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Ponadto za koszt uznaje się wydatki poniesione nie tylko w celu osiągnięcia przychodów, ale również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów jakim jest m.in. działalność gospodarcza. Wydatki poniesione w celu zachowania i zabezpieczenia tego źródła przychodów to wydatki poniesione w celu zagwarantowania ciągłości funkcjonowania działalności gospodarczej, tak aby źródło to przynosiło przychody w przyszłości.

Więcej na temat faktur na zakup paliwa do
samochodu można przeczytać
w Poradniku VAT nr 21 z 2014 r.

Aby zaliczyć poniesiony wydatek do kosztów uzyskania przychodów, musi on być udokumentowany. W praktyce gospodarczej koszty zakupu paliwa do samochodów najczęściej dokumentowane są fakturami. Od 2013 r. na fakturze dokumentującej zakup paliwa nie musi być zamieszczany numer rejestracyjny samochodu, a brak takiego numeru nie powinien wywoływać negatywnych skutków na gruncie podatku dochodowego. Warto jednak dla celów dowodowych nadal umieszczać numer rejestracyjny auta na fakturze dokumentującej zakup paliwa. Brak numeru rejestracyjnego na fakturze może utrudnić podatnikowi udowodnienie, że nabycie paliwa miało na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

W opisanym stanie faktycznym spółka z łatwością udowodni, że wykazany na fakturze zakup paliwa dotyczy samochodu służbowego. Dowodzi temu oświadczenie pracownika oraz fakt, że widniejący na fakturze numer rejestracyjny posiadał pojazd, który był własnością spółki, ale został przez nią sprzedany (to uwiarygodnia pomyłkę pracownika). Wydatek został poniesiony w związku z odbywaną podróżą służbową, a to świadczy o tym, że spełnia on kryteria określone dla kosztu uzyskania przychodu. Gdyby wskazany wydatek nie został poniesiony przez spółkę w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, to ta okoliczność dyskwalifikowałoby możliwość zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów, a nie błąd w numerze rejestracyjnym umieszczonym na fakturze.