Koszty eksploatacyjne samochodu będącego wyposażeniem

Firma zakupiła na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochód osobowy, którego z racji niskiej ceny nabycia nie zaliczyła do środków trwałych, ale zakwalifikowała jako element firmowego wyposażenia. Czy na potrzeby rozliczania kosztów związanych z jego eksploatacją powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu?

Odpowiedź na pytanie Czytelnika uzależniona jest od tego, czy jest on podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, czy też opłaca podatek dochodowy od osób prawnych.

Gdy przedsiębiorca będący osobą fizyczną na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystuje samochód osobowy, którego nie zakwalifikował jako środek trwały, wówczas wydatki związane z jego używaniem rozlicza w kosztach uzyskania przychodów poprzez ewidencję przebiegu pojazdu. Dla zastosowania tego sposobu rozliczania omawianych wydatków nie ma znaczenia, czy samochód ten stanowi składnik prywatnego, czy firmowego majątku przedsiębiorcy. Tym samym dotyczy on również samochodu uznanego za składnik firmowego wyposażenia.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu dla takiego auta wynika wprost z uregulowań zawartych w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Przepis ten wskazuje, że nie uważa się za koszty podatkowe wydatków poniesionych z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest jednocześnie obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W razie jej braku wydatki na jego eksploatację nie stanowią kosztu podatkowego (art. 23 ust. 5 ustawy o pdof).

Wobec powyższego, jeżeli Czytelnik jest osobą fizyczną prowadzącą działalność, wówczas aby wydatki ponoszone na eksploatację samochodu osobowego, stanowiącego składnik wyposażenia, mogły być zaliczone do kosztów podatkowych, powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Wzór ewidencji przebiegu pojazdu dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Podatki dochodowe.

Inaczej omawiana kwestia uregulowana została w przypadku podatnika podatku dochodowego od osób prawnych. Tu prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest warunkiem koniecznym uznania za koszty wydatków związanych z eksploatacją auta osobowego, o ile stanowi ono własność podatnika, czyli również wówczas, gdy jest elementem wyposażenia.

W odniesieniu do samochodów osobowych użytkowanych przez tych podatników ustawodawca co prawda w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.) wprowadza pewne ograniczenia w stosunku do rozliczania kosztów ich eksploatacji. Ograniczenie to jednak dotyczy tylko samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Powołany przepis wskazuje, że dotyczące tej kategorii pojazdów wydatki eksploatacyjne mogą stanowić koszty tylko w części, w ramach tzw. kilometrówki. Dodatkowo, w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Podobnie jak u osób fizycznych, w razie braku tej ewidencji omawiane wydatki nie stanowią kosztów podatkowych.

Powyższe ograniczenia nie znajdą jednak zastosowania w sytuacji opisanej w pytaniu. Ponieważ samochód, o którym w nim mowa, jest składnikiem majątku firmy, dlatego też, jeżeli jest ona podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, dla zaliczenia w ciężar kosztów wydatków dotyczących jego eksploatacji nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Wówczas omawiane wydatki eksploatacyjne podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów w pełnej poniesionej wysokości.