Przegląd Podatku Dochodowego nr 15 (375) z dnia 1.08.2014
Rozliczenie kosztów używania samochodu osobowego w podróży służbowej pracownika
Wydawać by się mogło, że wysokość kosztów uzyskania przychodów z tytułu wykorzystywania przez pracownika samochodu osobowego w podróży służbowej jest niezależna od tego czy podróż jest odbywana prywatnym samochodem pracownika, samochodem stanowiącym składnik majątku firmy (pracodawcy), czy też samochodem, którym dysponuje firma na podstawie umowy najmu. Okazuje się jednak, że tak nie jest.
Samochód pracownika
Stosownie do § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej m.in. samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy.
W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustalonej przez pracodawcę. Stawka za jeden kilometr przebiegu nie może być jednak wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Jak wynika z przepisów tego rozporządzenia, wspomniana stawka dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:
- do 900 cm3 wynosi 0,5214 zł,
- powyżej 900 cm3 wynosi 0,8358 zł.
Wyliczone w podany sposób kwoty, wypłacone pracownikowi stanowią koszty uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a updof i art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a updop).
Przy czym liczbę przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu oraz kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr, pracownik powinien wykazać w ewidencji przebiegu pojazdu.
dostępny jest na naszej stronie internetowej: www.druki.gofin.pl w zakładce Podatki dochodowe |
W razie wypłacenia pracownikowi należności z tytułu używania w podróży służbowej jego prywatnego samochodu osobowego w kwocie wyższej od limitu ustalonego w ewidencji przebiegu pojazdu, nadwyżka poniesionego wydatku nie będzie stanowiła u pracodawcy kosztu uzyskania przychodu. Natomiast brak tej ewidencji spowoduje, że wydatki o których mowa, w ogóle nie będą stanowiły kosztów podatkowych.
Należy zauważyć, że w tym przypadku kosztów z tytułu używania samochodu nie ustala się na podstawie poniesionych wydatków udokumentowanych fakturami, rachunkami, lecz są to koszty określone w sposób ryczałtowy. Wysokość poniesionych przez pracownika wydatków np. na paliwo nie ma więc znaczenia. W ramach kilometrówki, jako wydatki z tytułu używania samochodu, należy również rozliczać opłaty parkingowe i za autostrady. Tak wynika z odpowiedzi udzielonej naszemu Wydawnictwu 26 lutego 2013 r. przez Ministerstwo Finansów. Pisaliśmy o tym w Przeglądzie Podatku Dochodowego nr 6 z 2013 r., w artykule pt. "Opłaty za autostrady i parkingi w podróży służbowej - resort finansów podtrzymuje niekorzystne rozstrzygnięcie".
Przykład
Pracownik odbył krajową podróż służbową prywatnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Do rozliczenia kosztów tej podróży przedłożył m.in. ewidencję przebiegu pojazdu, z której wynika, że w podróży przejechał 1.500 km. Pracodawca wypłacił pracownikowi należne mu diety, zwrócił koszty noclegu na podstawie przedłożonego rachunku, a także zwrócił koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych w wysokości 1.253,70 zł (1.500 km x 0,8358 zł). Wszystkie wymienione wydatki pracodawca zaliczył do kosztów uzyskania przychodów. |
Samochód zaliczony do środków trwałych
Inaczej należy rozliczyć w kosztach podatkowych wydatki z tytułu używania w podróży służbowej firmowego samochodu osobowego, zaliczonego do środków trwałych.
Tutaj kosztem podatkowym są poniesione wydatki. Jeżeli pracownik odbył podróż służbową takim samochodem, to wydatki na zakup paliwa, opłaty parkingowe, opłaty za autostrady, są kosztem podatkowym na zasadach ogólnych wynikających z art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop.
Przykład
Pracownik odbył krajową podróż służbową samochodem osobowym zaliczonym do środków trwałych firmy (pracodawcy). Z tego tytułu firma poniosła koszty diet wypłaconych pracownikowi, koszty noclegu pracownika, wydatki na zakup paliwa do tego samochodu, opłaty parkingowe oraz za autostrady. Wszystkie wymienione wydatki w wysokości faktycznie poniesionej firma zaliczyła do kosztów uzyskania przychodów. |
Samochód wynajęty przez firmę
Jeszcze inaczej rozlicza się koszty podróży służbowej odbytej przez pracownika samochodem osobowym, który firma wynajmuje na potrzeby prowadzonej działalności.
Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46 updof i art. 16 ust. 1 pkt 51 updop, wydatki z tytułu używania na potrzeby działalności samochodów osobowych:
- niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych - w przypadku podatników PIT,
- niestanowiących składników majątku przedsiębiorców - w przypadku podatników CIT,
są kosztami uzyskania przychodów tylko do wysokości "kilometrówki". Limit ten oblicza się jako iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów, ustalonej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej odrębnie dla każdego samochodu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (wymienionej wcześniej).
Stosownie do powołanych przepisów, koszty z tytułu używania takich samochodów rozlicza się na podstawie faktycznie poniesionych wydatków, lecz jeżeli przekraczają one kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za 1 km przebiegu, to nadwyżka, na podstawie powołanych przepisów, jest wyłączona z kosztów podatkowych.
Przykład
Pracownik odbył krajową podróż służbową samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 wynajętym w tym celu od innej firmy. Do rozliczenia kosztów tej podróży pracownik załączył ewidencję przebiegu pojazdu, z której wynika, że w podróży przejechał 1.500 km. Kwota wynikająca z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu pojazdu wyniosła 1.253,70 zł (1.500 km x 0,8358 zł). Natomiast faktyczne wydatki poniesione przez firmę z tytułu odbycia tym samochodem podróży przez pracownika wyniosły 982 zł. Do kosztów uzyskania przychodów firma zaliczyła wartość wypłaconych diet, wartość zwróconych kosztów noclegu oraz kwotę 982 zł, na którą złożyły się wydatki na zakup paliwa zużytego w podróży, opłaty parkingowe oraz opłaty za autostrady. Gdyby wydatki z tytułu używania w podróży wynajętego samochodu były wyższe od wyznaczonego limitu (1.253,70 zł), do kosztów podatkowych firma mogłaby zaliczyć tylko kwotę 1.253,70 zł. Do tego limitu nie wchodzą opłaty za najem tego samochodu. W związku z tym firma wartość czynszu najmu rozliczyła osobno i w całości zaliczyła do kosztów podatkowych. |
www.PodatekDochodowy.pl - Samochód w firmie:
Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
www.AutowFirmie.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
GOFIN PODPOWIADA
Kompleksowe opracowania tematyczne
DRUKI - Podatek dochodowy
Darmowe druki aktywne
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM
Forum aktywnych księgowych
|