Opis trasy w ewidencji przebiegu pojazdu

Zatrudniamy na umowy o pracę przedstawicieli handlowych, którzy przy świadczeniu pracy korzystają z wynajmowanych przez firmę samochodów osobowych i w związku z tym prowadzą ewidencje przebiegu dla tych pojazdów. Czy w wymienionych ewidencjach handlowcy jako opis trasy mogą wpisywać tylko nazwę miejscowości wyjazdu i miejscowości docelowej, czy może opis powinien być dokładniejszy i zawierać dodatkowo np. nazwy ulic?

Przepisy podatkowe nie precyzują, z jaką dokładnością należy opisywać trasę przejazdu. Niewątpliwie trzeba podać co najmniej nazwę miejscowości wyjazdu i miejscowości docelowej. Podatnik dla swoich potrzeb może uszczegółowić opis trasy.

W przypadku wykorzystywania w prowadzonej działalności gospodarczej samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym - kosztem uzyskania przychodu są koszty jego eksploatacji do wysokości limitu określonego w art. 23 ust. 1 pkt 46 updof. Zgodnie z tym przepisem, nie uważa się bowiem za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik ma obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu zawierającą co najmniej dane określone w art. 23 ust. 7 updof, tj.:

nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
kolejny numer wpisu,
datę i cel wyjazdu,
opis trasy (skąd-dokąd),
liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
stawkę za 1 km przebiegu,
kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu (w tym przypadku pracownik). Pracodawca natomiast powinien na koniec miesiąca potwierdzić tę ewidencję. W razie braku ewidencji wydatki poniesione z tytułu używania wynajętych samochodów osobowych na potrzeby działalności gospodarczej, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 updof).

Jednym z elementów ewidencji przebiegu pojazdu jest opis trasy. Pracownik powinien wpisać skąd i dokąd jechał. Przepisy podatkowe nie precyzują, z jaką dokładnością należy opisywać trasę przejazdu. W przypadku jazd zamiejscowych należy podać przynajmniej nazwę miejscowości wyjazdu i nazwę miejscowości docelowej (skąd-dokąd). Można też w zależności od potrzeb w danej firmie uszczegółowić opis trasy, np. uwzględniając nazwy ulic w miejscowościach wyjazdu i docelowej.