Samochód w firmie – najem, leasing, nabycie - Dodatek nr 11 do Przeglądu Podatku Dochodowego nr 14 (278) z dnia 20.07.2010

Opłata za dzierżawę samochodu osobowego

Jestem podatnikiem PIT. Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej dzierżawię samochód osobowy. Z umowy wynika, że koszty związane z eksploatacją (np. za paliwo) ponosi wydzierżawiający. Z tytułu dzierżawy opłacam więc tylko czynsz. Uważam, że czynsz nie jest wydatkiem, który wiąże się z używaniem samochodu, dlatego nie prowadzę ewidencji przebiegu pojazdu, a do kosztów podatkowych ujmuję całą kwotę czynszu. Czy postępuję prawidłowo?
 

Ewidencja przebiegu pojazdu jest dokumentem, na podstawie którego wyznacza się kwotę stanowiącą iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu. Tak ustalana kwota stanowi limit, do wysokości którego wydatki poniesione w związku z używaniem samochodu osobowego można ujmować do kosztów uzyskania przychodów.

Obowiązek rozliczania kosztów, o których mowa, w granicach tego limitu dotyczy podatników wykorzystujących na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochody osobowe niewprowadzone do ewidencji środków trwałych, z wyjątkiem samochodów używanych na podstawie umowy leasingu (art. 23 ust. 1 pkt 46 i ust. 3b updof). Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest warunkiem koniecznym uznania limitowanych wydatków związanych z używaniem tych samochodów za koszty uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 updof).

Termin „wydatki poniesione w związku z używaniem samochodu osobowego” nie został zdefiniowany w przepisach prawa podatkowego. Wydatki te można rozpatrywać na dwóch płaszczyznach, tj. faktycznej i prawnej. W sferze faktycznej mieszczą się wydatki dotyczące konserwacji i napraw oraz koszty paliwa, olejów, niezbędnych do uruchomienia i używania samochodu zgodnie z jego przeznaczeniem. Sfera prawna obejmuje natomiast wydatki związane z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa oraz zobowiązań przyjętych w drodze umowy. Zaliczymy więc do niej takie wydatki, jak opłaty rejestracyjne i składki na ubezpieczenie (OC, AC, NNW), ale także czynsz dzierżawny stanowiący zapłatę za prawo do korzystania z pojazdu stanowiącego własność innego podmiotu.

A zatem, w sytuacji gdy podatnik użytkując na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochód osobowy na podstawie umowy dzierżawy, nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu, to nie przysługuje mu prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwoty czynszu dzierżawnego, bez względu na sposób jego kalkulacji.