Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 8 (979) z dnia 10.03.2018

Spotkanie służbowo-rozrywkowe z kontrahentami a reprezentacja

Osoba prowadząca działalność gospodarczą (zakład fryzjerski) zorganizowała dla swoich najlepszych klientów i osób im towarzyszących spotkanie, na którym odbyła się prezentacja produktów, konferencja oraz zabawa taneczna. Czy wydatki związane z takim spotkaniem można ująć w koszty podatkowe?

Generalnie, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PDOF.

Zatem wydatki, choćby nawet spełniające powyższe wymogi, czyli poniesione w ww. celu, ale wymienione w art. 23, nie mogą być kosztem podatkowym. Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o PDOF nie definiuje pojęcia reprezentacji. Wykładni tego pojęcia dokonał NSA w składzie 7 sędziów w wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. W wyroku tym stwierdzono m.in., że:

"(...) Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. (...)"

W kontekście powyższego należy rozpatrywać spotkanie, o którym mowa w pytaniu. Przede wszystkim należy zauważyć, że do prezentacji produktów nie jest konieczna zabawa taneczna. Ponadto na spotkanie zaproszono tylko wybranych klientów i osoby im towarzyszące - nie kierowano więc oferty do potencjalnych nowych odbiorców. Powyższe wskazuje na to, że całe spotkanie było zorganizowane w celu kreowania jak najlepszego wizerunku firmy i zachowania dobrych relacji z wybranymi kontrahentami, a nie w celu zaprezentowania oferty dla ogółu potencjalnych klientów. Wydatki na takie spotkanie - jako wydatki na reprezentację - są wyłączone z kosztów podatkowych.