Koszty przyjmowania delegacji kontrahentów

Spółka z o.o. prowadzi działalność produkcyjną. Swoje wyroby sprzedaje głównie firmom zagranicznym. W celu nawiązania oraz rozszerzenia kontaktów gospodarczych zaprasza kontrahentów, a także potencjalnych kontrahentów na spotkania biznesowe. Podczas wizyt obcokrajowców zapewnia im m.in. transport, noclegi w hotelu i wyżywienie. Standard zapewnionych świadczeń mieści się w normach ogólnie przyjętych w środowisku biznesowym. Czy spółka postępuje prawidłowo, zaliczając w koszty uzyskania przychodów wydatki związane z przyjmowaniem delegacji zagranicznych kontrahentów i potencjalnych kontrahentów?

W opisanej sytuacji spółka prawidłowo zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z przyjmowaniem delegacji zagranicznych kontrahentów i potencjalnych kontrahentów.

Wydatek zalicza się do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, ponadto wydatek ten nie może być ujęty w katalogu wydatków, które są wykluczone z kosztów podatkowych. W katalogu tym wymienione zostały koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 updop).

Koszty reprezentacji od dawna budzą wątpliwości interpretacyjne i są źródłem sporów podatników z organami podatkowymi. A to dlatego, że ustawy o podatku dochodowym nie definiują pojęcia reprezentacja. Interpretacje na temat rozumienia tego pojęcia ulegały zmianom. Na przykład przez pewien czas organy podatkowe forsowały stanowisko, że pojęcie reprezentacja oznacza wystawność i okazałość. Aktualnie organy te stoją na stanowisku, że o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, tj. w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Bez wątpienia każdy wydatek powinien być oceniany przez pryzmat celu, który przyświeca jego poniesieniu.

Opisane w pytaniu wydatki mogą budzić niepewność, co do tego czy spółka nie powinna ich uznać za koszty reprezentacji. W naszej ocenie, wydatki poniesione przez spółkę na przyjmowanie delegacji kontrahentów nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. Wydatki te są niezbędne z punktu widzenia profilu prowadzonej przez spółkę działalności gospodarczej. Celem tych wydatków nie jest stworzenie dobrego wizerunku spółki ani wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami, lecz utrzymanie, nawiązanie oraz rozszerzenie kontaktów gospodarczych. Poniesione wydatki spełniają przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 updop, tzn. są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zatem mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Należy przy tym mieć na uwadze, że jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 12 grudnia 2014 r., nr IBPBI/1/415-1075/14/ESZ): "(...) to na podatniku ciąży (...) obowiązek należytego udokumentowania (...) wydatków. Przy czym, posiadane dowody nie mogą się ograniczać do faktur (rachunków) stwierdzających wysokość poniesionych wydatków, lecz winny to być dowody umożliwiające w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzające racjonalność poniesionych wydatków".