Ograniczenie poboru zaliczki na podatek

Zbliża się koniec roku i jednocześnie jubileusz naszej firmy. Z tej okazji pracowników, którzy szczególnie wyróżniają się w pracy, zamierzamy uhonorować nagrodami rzeczowymi, których zakup sfinansujemy ze środków obrotowych. Nie wiemy jednak, jak rozwiązać problem poboru zaliczki na podatek naliczonej od wartości danej nagrody. Jeśli potrącimy tę zaliczkę z wynagrodzenia pracownika, zostanie ono znacznie uszczuplone. Czy naliczoną zaliczkę za miesiąc, w którym pracownik oprócz wynagrodzenia uzyska także świadczenie niepieniężne, możemy pobrać w ratach?

Tak. W sytuacji, o której mowa w pytaniu należną zaliczkę na podatek za miesiąc, w którym pracownik oprócz wynagrodzenia uzyska także świadczenie niepieniężne, płatnik ma prawo pobrać w ratach. Czynność ta polega na pobraniu przez płatnika zaliczki należnej za dany miesiąc tylko w pewnej części. Pozostałą jej część płatnik powinien potrącić z wynagrodzenia pracownika w następnych miesiącach, ale tylko uzyskanego w obrębie danego roku podatkowego. Takie rozwiązanie nie przynosi jednak spodziewanych korzyści, gdy pracownik otrzyma świadczenie niepieniężne pod koniec roku.

Stosownie do art. 32 ust. 2 updof, jeżeli świadczenia w naturze, świadczenia ponoszone za podatnika lub inne nieodpłatne świadczenia przysługują podatnikowi za okres dłuższy niż miesiąc, wówczas przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące wartość tych świadczeń przyjmuje się w wysokości przypadającej za jeden miesiąc. Jeżeli nie jest możliwe określenie, jaka część tych świadczeń przypada na jeden miesiąc, a doliczenie całej wartości w miesiącu ich uzyskania spowodowałoby niewspółmiernie wysoką zaliczkę w stosunku do wypłaty pieniężnej, zakład pracy, na wniosek podatnika, ograniczy pobór zaliczki za dany miesiąc, a pozostałą część zaliczki pobierze w następnych miesiącach roku podatkowego. Ustawodawca nie określił, w ciągu ilu miesięcy ma się zakończyć pobór tej zaliczki. Zobligował jednak płatnika, by to nastąpiło w danym roku podatkowym. Rozliczenie należnej zaliczki nie może więc "przejść" na następny rok.

Odnosząc te wyjaśnienia do stanu faktycznego zawartego w pytaniu, należy zauważyć, że w przypadku wydania nagrody pracownikowi w tym roku, niewiele on zyska. Jeżeli nagrodę tę otrzyma w listopadzie, to zaliczkę na podatek należną za ten miesiąc płatnik może rozłożyć tylko na dwie raty, a jeżeli otrzyma ją w grudniu, to pobór zaliczki w ratach nie będzie możliwy. Najkorzystniejszym w takiej sytuacji rozwiązaniem jest wydanie pracownikowi nagrody w styczniu przyszłego roku. Wówczas bowiem pobór rozłożonej na raty zaliczki może odbywać się nawet przez 12 miesięcy.

Uzupełniająco należy dodać, że wartość nagrody przekazanej pracownikowi podlega oskładkowaniu (art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm. oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).