Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 36 (1079) z dnia 20.12.2020

Przejęcie pracowników a obowiązek sporządzenia PIT-4R i PIT-11

W 2020 r. spółka komandytowa przejęła część pracowników od spółki cywilnej. Kto ma obowiązek sporządzić za ten rok deklarację PIT-4R oraz informacje PIT-11 dla pracowników przejętych oraz tych, którzy nie zostali przejęci lub zwolnili się przed przejęciem zakładu pracy?

Regulacje kodeksowe

Regulacje dotyczące przejęcia zakładu pracy (jego części) przez inny podmiot zostały zapisane w art. 23¹ Kodeksu pracy. W myśl tych przepisów, w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. W przypadku przejęcia pracowników przez nowy zakład pracy w trybie art. 23¹ K.p., nie dochodzi do rozwiązania stosunku pracy. "Nowy" (przejmujący) pracodawca zajmuje miejsce poprzedniego pracodawcy, przejmując wszystkie jego uprawnienia i zobowiązania.

Obowiązki płatnika przy przejęciu pracowników

Dla celów podatku dochodowego, w przypadku przejęcia pracowników w trybie ww. art. 23¹ K.p., zakład pracy przejmujący pracowników, przejmuje rolę płatnika podatku dochodowego, na którym ciążą obowiązki z tym związane, przewidziane w ustawie o PDOF. Zatem obowiązki dotychczasowego pracodawcy, jako płatnika podatku dochodowego, w tym m.in. w zakresie poboru i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy, sporządzania informacji i deklaracji podatkowych, zostają przeniesione na "nowego" pracodawcę przejmującego pracowników. Pracodawca, który przejął pracowników, wykonuje swoje obowiązki jako płatnik na zasadzie kontynuacji. Oznacza to, że dotychczasowy zakład pracy, który "przekazał" pracowników, nie ma obowiązku wystawiania informacji PIT-11 ani deklaracji PIT-4R za rok, w którym miało miejsce przejęcie pracowników. Przejmowany zakład pracy nie musi także korygować dotychczasowych rozliczeń podatkowych w zakresie pobranych przez siebie zaliczek na podatek.

Natomiast "nowy" pracodawca, który przejął pracowników w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy, jest obowiązany:

• kontynuować obliczanie i pobór zaliczek na podatek dochodowy od dochodów przejętych pracowników według zasad określonych w art. 32 ustawy o PDOF i stosowanych przez dotychczasowego pracodawcę, 
   
• przekazywać kwoty pobranych zaliczek na podatek na rachunek właściwego urzędu skarbowego do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym je pobrał,
   
• sporządzić deklarację PIT-4R i przesłać ją właściwemu urzędowi skarbowemu w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, wykazując w niej pobrane zaliczki na podatek i liczbę pracowników za cały rok podatkowy, w którym doszło do przejęcia (w razie zaprzestania prowadzenia działalności przed końcem stycznia roku następującego po roku podatkowym, deklarację tę przekazuje w terminie do dnia zaprzestania tej działalności),
   
• przekazać informacje PIT-11, w których wykaże dochody pracowników za cały rok podatkowy (tj. dochody osiągnięte w tym roku u dotychczasowego pracodawcy oraz osiągnięte w "nowym" zakładzie pracy):
   
• urzędom skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania pracowników - w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym,
   
• przejętym pracownikom - w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (w razie zaprzestania prowadzenia działalności przed upływem ww. terminów, informacje te należy przekazać nie później niż w dniu zaprzestania działalności).

W praktyce może mieć miejsce sytuacja, w której dochodzi do przejęcia części zakładu pracy, w tym np. połowy załogi pracowników. W tym przypadku - w stosunku do pracowników, którzy nie zostali przejęci - obowiązki płatnika pełni dotychczasowy pracodawca. Obowiązki te ciążą na nim również w stosunku do pracowników zwolnionych przed przejęciem.

Dodajmy, iż sporządzenie przez przejmującego pracodawcę informacji PIT-11 oraz deklaracji PIT-4R za cały rok podatkowy, w którym doszło do przejęcia pracowników, wymaga posiadania danych niezbędnych do prawidłowego przygotowania tych dokumentów za okres przed przejęciem (tj. kiedy pracownicy pracowali u dotychczasowego pracodawcy). Dotychczasowy zakład pracy powinien zatem przekazać przejmującemu pracodawcy wszelkie dane niezbędne do sporządzenia ww. informacji/deklaracji.