Faktura za telefon otrzymana z opóźnieniem

W dniu 30 sierpnia 2011 r. otrzymałem fakturę za telefon wystawioną 29 lipca 2011 r. Jak ująć ją w księdze podatkowej? Nadmieniam, że koszty ewidencjonuję zgodnie z metodą uproszczoną.

Zapisów dotyczących pozostałych wydatków (tj. innych niż zakup materiałów i towarów handlowych) dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o pdof. Prowadząc księgę metodą zwaną uproszczoną, wydatki co do zasady księguje się w dacie poniesienia (art. 22 ust. 4 ustawy o pdof), czyli w dacie wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu, stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o pdof). Faktury za telefon należy więc wówczas księgować pod datą wystawienia w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki".

Jednak w praktyce gospodarczej zdarza się, że faktury docierają do firmy z pewnym opóźnieniem. Wówczas księga za miesiąc, na który przypada data wystawienia faktury, może zostać już zamknięta, a zaliczka na podatek dochodowy zapłacona. Tak właśnie stało się w stanie faktycznym przedstawionym w pytaniu. W dniu 30 sierpnia 2011 r., w momencie otrzymania faktury za telefon wystawionej w lipcu 2011 r., księga podatkowa za lipiec została już zamknięta i rozliczona. Nie jest więc możliwe ujęcie faktury w miesiącu jej wystawienia.

Przepisy nie wskazują co zrobić w takiej sytuacji. Moim zdaniem, faktura za telefon w przedmiotowej sprawie może zostać ujęta w księdze podatkowej w miesiącu jej otrzymania, tj. w sierpniu 2011 r. - przy czym w kolumnie 2 księgi "Data zdarzenia gospodarczego" wpisać należy datę wystawienia faktury (29 lipca 2011 r.). Dodatkowo w kolumnie 16 lub na fakturze warto odnotować datę wpływu faktury do firmy (30 sierpnia 2011 r.), co wyjaśni przyczynę opóźnionego jej ujęcia. Kwota faktury zostanie uwzględniona przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy za sierpień 2011 r. Jednocześnie data, pod którą ujęto tę fakturę w księdze (29 lipca 2011 r.), będzie wskazywać, w którym miesiącu poniesiono koszt.

Przedstawionego rozwiązania nie należy jednak stosować na przełomie roku. W danym roku podatkowym trzeba ująć wszystkie koszty poniesione w tym roku, także wtedy, gdy dokumentujące je faktury wpłynęły w roku następnym.