Wydatki na podróż służbową przedsiębiorcy

Przedsiębiorca odbył podróż krajową w sprawach służbowych. Poniósł wydatki na śniadanie oraz nocleg w hotelu (odpowiednio w kwocie 60 zł i 150 zł), udokumentowane fakturą. Czy wydatki te mogą być w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

Koszt noclegu poniesiony w związku z podróżą służbową przedsiębiorcy może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy w trakcie takiej podróży nie stanowią kosztu podatkowego. Do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca ma prawo zaliczyć diety w wysokości ustalonej w oparciu o przepisy rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Podatnik (przedsiębiorca) odbywający podróże w sprawach służbowych, czyli związane z prowadzoną działalnością, ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów ponoszone na ten cel wydatki, jeśli mieszczą się one w kategorii kosztów podatkowych. Ich definicja została sformułowana w art. 22 ust. 1 updof. Zgodnie z tym przepisem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof.

Wydatki na wyżywienie są co do zasady wydatkami o charakterze osobistym, a więc nie spełniają podanej definicji. Na zasadzie wyjątku ustawodawca pozwala uwzględniać w kosztach uzyskania przychodów wartość diety z tytułu podróży służbowej odbywanej przez przedsiębiorcę, ale tylko w wysokości nieprzekraczającej wysokości diety przysługującej pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof). Chodzi tu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanego dalej rozporządzeniem.

Stosownie do § 7 ust. 1 rozporządzenia, dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W analizowanej sytuacji podatnik w oparciu o długość czasu trwania podróży służbowej powinien ustalić wysokość diety, jaka mu przysługuje i tę wartość odnieść do kosztów uzyskania przychodów. Być może jej wysokość przekroczy 60 zł, ale to diety (kwoty określone ryczałtowo), a nie rzeczywiste koszty wyżywienia udokumentowane fakturą obciążają koszty podatkowe przedsiębiorcy.

Z kolei udokumentowane koszty noclegów, ponoszone w trakcie podróży służbowej, przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w pełnej poniesionej wysokości.